Регламент роботи виконавчого комітету

Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Дружківської міської ради

1. Загальні засади

1.1. Регламент виконавчих органів Дружківської міської ради (далі - Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Дружківської міської ради (далі - виконкому), управлінь, відділів та інших виконавчих органів Дружківської міської ради (далі - виконавчих органів міської ради).

1.2. Регламент є нормативно - правовим актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради щодо реалізації положень Конституції України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативно-правових актів, механізм здійснення організаційного, матеріально-технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює їх внутрішній розпорядок роботи.

1.3. Затвердження Регламенту, внесення змін до нього здійснюється за рішенням виконкому міської ради.

1.4. Виконком та виконавчі органи міської ради вчиняють свою діяльність відповідно до Політики і цілей у сфері якості у виконавчих органах міської ради, стандарту ДСТУ ISO 9001:2009, Настанови з якості в Дружківській міській раді та іншої документації Системи Управління Якості (далі - СУЯ).

1.5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх виконавчих органів міської ради та їх посадових осіб. Систематичне невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для застосування до посадової особи заходів дисциплінарного впливу відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів.

2. Виконавчий комітет та виконавчі органи Дружківської міської ради

2.1. Виконавчий коміте Дружківської міської ради (далі - виконком) є виконавчим органом Дружківської міської ради (далі – міська рада), який відповідно до ст. 140 Конституції України та ст.2 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» утворюється міською радою на строк її повноважень для здійснення в межах, визначених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування в місті Дружківка з метою реалізації волі та в інтересах територіальної громади міста. Виконком утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконком міської ради здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається відповідною радою. Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується радою за пропозицією міського голови. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, заступника (заступників) міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб. До складу виконкому входить також за посадою секретар міської ради, староста (старости). Очолює виконавчий комітет міської ради – міський голова. До складу виконкому не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради.

2.3. Виконавчий комітет міської ради є підзвітним і підконтрольним раді що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4. Взаємовідносини виконавчого комітету з відділами, управліннями міської ради, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян здійснюються в установленому законами порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на виконавчий комітет завдань.

2.5. Відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, яка їх утворила, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до вимог діючого законодавства, а у випадках, передбачених законом, - за погодженням з відповідними органами влади.

2.6. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положеннями про них, які затверджуються міською радою.

2.7. Виконавчий комітет в межах своїх повноважень спрямовує діяльність відділів, управлінь, підприємств та установ комунальної власності територіальної громади міста та здійснює контроль за їх діяльністю, заслуховує звіти про роботу їх керівників.

2.8. Виконавчий комітет взаємодіє з політичними партіями, громадськими і релігійними організаціями для забезпечення прав і свобод громадян, задоволення їх політичних, екологічних, соціальних, культурних та інших інтересів з урахуванням загальнодержавних та місцевих інтересів, сприяє виконанню статутних завдань та забезпечує додержання законних прав цих об’єднань громадян.

2.9. Виконавчий комітет має право змінювати або відміняти акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради або їх посадових осіб.

2.10. Розподіл обов’язків між міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, секретарем ради здій­снює міський голова з визначенням: - їх повноважень і функцій; - структурних підрозділів, діяльність яких ними координуватиметься; - переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень органів місцевого самоврядування; - порядку заміщення міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому у разі їх відсутності.

2.11. Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою.

2.12.Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому здійснюється відповідно загальним відділом виконкому міської ради, відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю, головним бухгалтером виконкому.

3. Планування роботи

3.1. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

3.2. Робота виконавчих органів міської ради проводиться: за перспективним (річним) , квартальними, календарним (орієнтовним місячним), тижневими планами.

3.3. Перспективний (річний), квартальні, тижневі плани роботи виконавчих органів Дружківської міської ради включають такі основні розділи:

3.3.1. питання для розгляду на засіданнях виконкому;

3.3.2. підготовка проектів розпоряджень міського голови;

3.3.3. засідання дорадчих органів міської ради, управлінь, відділів;

3.3.4. перевірка (вивчення роботи) стану в підвідомчих відділах, службах, підприємствах;

3.3.5. здійснення методичної та практичної допомоги виконавчим органам міської ради, органам місцевого самоврядування;наради, семінари, навчання;

3.3.6. робота по забезпеченню громадських відносин, формуванню інформаційного простору в місті;

3.3.7. масові культурні, спортивні, молодіжні заходи, присвячені міжнародним, державним, професійним святам та пам’ятним датам; 3.3.8. інші питання.

3.4. У перспективному плані роботи (річний) у графі «Дата проведення» повинен зазначатися квартал або назва місяця проведення заходу; у квартальному плані – назва місяця або дата проведення заходу; в тижневому плані – конкретна дата проведення заходу, або у виключних випадках – декада місяця. Перспективний план роботи на наступний рік подається виконавчими органами міської ради в відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради до 20 грудня.

3.5. Перспективний плани роботи виконавчих органів міської ради затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

3.6. Планування роботи виконавчих органів міської ради здійснюється на основі пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради, постійних комісій міської ради, членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів міської ради. При наданні пропозицій до квартального плану роботи щодо розгляду питань на засіданнях виконкому, підготовки проектів розпоряджень міського голови обов’язково враховується перспективний план роботи виконавчих органів Дружківської міської ради на поточний рік. Пропозиції до квартального плану роботи та квартальні плани роботи, погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради за розподілом обов’язків, подаються до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради за 1,5 місяця до початку наступного кварталу.

3.7. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради на основі наданих пропозицій і за погодженням керуючого справами виконкому складає проект квартального плану роботи виконавчих органів Дружківської міської ради і готує відповідний проект рішення на засідання виконкому. Проект рішення про квартальний план роботи виконавчих органів міської ради візується заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, завідувачем юридичного сектору відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради. Проект квартального плану роботи виконавчих органів Дружківської міської ради та рішення про його затвердження підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації» .

3.8. Квартальний план роботи виконавчих органів Дружківської міської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. План роботи не пізніше п’яти робочих днів після його затвердження доводиться до відома виконавців. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи виконкому за узгодженням міського голови. 3.9. Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів Дружківської міської ради здійснюють секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради,відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради. Квартальні звіти щодо виконання плану робіт подаються виконавчими органами в відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради не пізніше 15-го числа місяця, наступного за звітним.

3.10. Плани роботи на тиждень складають виконавчі органи міської ради за підписом начальника виконавчого органу та узгоджуються заступником міського голови, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради (згідно з розподілом обов’язків) та зберігаються у розробника.

3.11. Календарний орієнтовний план роботи міської ради, її виконавчого комітету складається відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради, підписується керуючим справами виконкому і затверджується міським головою. Календарний орієнтовний план роботи міської ради, її виконавчого комітету включає:

3.11.1. графіки особистих прийомів міського голови, заступників міського голови з питань виконавчих органів ради, секретаря ради, керуючого справами виконкому;

3.11.2. графіки засідань комісій при виконкомі міської ради;

3.11.3. прийом з питань безоплатної первинної правової допомоги;

3.11.4. проведення гарячої лінії та прес-конференцій міського голови, заступників міського голови з питань виконавчих органів ради, секретаря ради, керуючого справами виконкому;

3.11.5. засідання депутатських комісій;

3.11.6. проведення засідань сесій, виконкому міської ради, апаратних нарад;

3.11.7. дати державних свят.

3.12. План основних заходів виконкому міської ради на наступний рік складається відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської ради до 25 cічня поточного року, затверджується рішенням виконкому міської ради.

3.13. Затверджені плани роботи виконавчих органів Дружківської міської ради підлягають неухильному виконанню всіма виконавчими органами міської ради та посадовими особами.

3.14.Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників. 4.Порядок підготовки рішень виконкому

4.1.Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Проекти рішень виконкому та рішення виконкому підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації»

4.2.Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, представники державних установ та організацій, громадських організацій, а у разі необхідності вчені, науковці, фахівці необхідної галузі.

4.3.Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови, покладено організацію підготовки проекту рішення та своєчасне його оприлюднення. У разі розроблення проекту рішення кількома виконавцями, головним розробником є виконавець, зазначений першим в дорученні, який організовує та координує роботу, отримує інформаційні, аналітичні та інші матеріали.

4.4.Проект рішення виконкому повинен містити: - посилання на ініціативний лист (інформація, довідка, висновок, акт тощо), підготовлений розробником проекту рішення; - обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів виконавчої влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо); - посилання на норми чинного законодавства (за юридичною силою та хронологією прийняття); - джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою); - інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше; - всі необхідні візи та погодження; - коментар (за потребою); - план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою); - якщо рішенням затверджується персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, інші особи, які не є працівниками виконавчих органів міської ради, їх кандидатури узгоджуються з ними та їх керівниками письмово, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативно - правовому акті словами «за згодою»; - повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку; - кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про стан його виконання; - інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа; - аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами щодо цього питання і порядок їх вирішення.

4.5. До проекту рішення додаються: електронна версія проекту; передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, за необхідності - висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому або інформаційна довідка по суті питання (не більше 4 сторінок), погодження до проекту рішення, копії проектів рішень на паперових носіях , кількість яких дорівнює кількісному складу виконкому та картка видачі рішення виконкому.

4.6. У проекті рішення про відміну чи зміну, доповнення раніше прийнятого рішення чітко зазначається, яких саме пунктів стосуються зміни чи доповнення. До такого проекту рішення додається рішення, яке пропонується змінити, доповнити чи скасувати. До проектів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

4.7. Розробник проекту рішення виконкому повинен підготувати та попередньо погодити його з юридичним сектором відділу з організаційної,юридичної роботи,внутрішньополітичних питань та контролю міської ради не пізніш як за 25 робочих днів до дати його розгляду з метою прийняття. Публікація проекту рішення виконкому на офіційному веб - сайті Дружківської міської ради можлива лише після узгодження керуючого справами виконкому міської ради.

4.8. Проекти рішень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів, виконаних у відповідності до Інструкції з діловодства в виконкомі Дружківської міської ради. Додатки до проекту рішення виконкому підписується керівником виконавчого органу, який розробив проект рішення, та керуючим справами виконкому міської ради. Додатки до проекту рішення виконкому, в яких визначається склад комісії, робочої групи підписується керуючим справами виконкому міської ради. Якщо додаток до рішення має власні додатки, то вони підписуються розробником проекту рішення. На додатку в правому верхньому куті зазначається до якого документу цей додаток. У тексті проекту наводяться повні найменування установ та організацій або їх офіційні скорочення, зазначені в законодавчих документах.

4.9. Керівник виконавчого органу, що готує проект рішення, зобов’язаний погоджувати його із задіяними у процесі підготовки та виконання документу відповідальними посадовими особами, а саме: - завідувачем сектору з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю; - заступником міського голови, що координує питання; - начальником фінансового управління міської ради (якщо рішення стосуються фінансових питань, а також питань, що передбачають укладення договорів); - головним спеціалістом відділу економічного аналізу, прогнозування і соціального розвитку міської ради , на якого покладено роботу з питань регуляторної політики (якщо проект рішення є регуляторним актом, або актом дозвільного характеру, або стосується програм, встановлення тарифів); - керуючим справами виконкому. Термін перебування проекту рішення виконкому на візуванні у кожної посадової особи (крім сектору з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю) не повинен перевищувати 2-х днів. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту посадові особи викладають мотивовану думку в письмовому вигляді та повертають проект рішення розробнику на доопрацювання.

4.10. Матеріали, підготовлені на засідання виконкому без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, керуючим справами виконкому не приймаються до розгляду.

4.11. Головний розробник проекту рішення веде облік підготовлених ним та прийнятих рішень виконкому, періодично здійснює їх перегляд на відповідність чинному законодавству та актуальності, ініціює за необхідністю внесення змін і доповнень. У разі внесення більше двох змін до рішення , розробник готує нову редакцію документа.

4.12. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради здійснює записи в оригінали рішень виконкому про документ, яким внесено зміни чи доповнення в нього або втрату чинності.

4.13. Проекти рішень виконавчого комітету які підпадають під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації» надаються розробником до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю не пізніш як за 25 робочих днів до дати його розгляду з метою прийняття та публікації на офіційному веб - сайті Дружківської міської ради, інші проекти рішень – за 5 робочих днів до дня проведення засідання виконкому.

4.14. Всі підготовлені проекти рішень виконавчого комітету з запланованих питань , матеріали до них та порядок денний керуючий справами виконкому надає міському голові за 4 робочі дні до дня проведення засідання виконкому.

5. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

5.1. Відповідно до п.3 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

5.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження: - з основної діяльності; - з особового складу.

5.3. Проекти розпоряджень міського голови готуються посадовими особами у межах їх повноважень. Підготовка розпоряджень з особового складу проводиться у встановленому цим Регламентом порядку. Розпорядження міського голови з основної діяльності, що становлять суспільний інтерес, підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

5.4. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції міського голови або посадова особа, що на момент відсутності заміщує її. На цю посадову особу покладаються обов’язки з організації підготовки та виконання розпорядження, узагальнення інформації про стан виконання документу. Проекти розпоряджень міського голови готуються у вигляді текстових файлів, що включають всі додатки до документа. Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. Перша частина містить посилання на обґрунтування та підстави прийняття розпорядження, норми чинного законодавства (за юридичною силою та хронологією прийняття), друга - доручення, завдання, пропозиції, висновки. У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про стан виконання розпорядження.

5.5. Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. До такого проекту додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.6. До проектів розпоряджень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативно – правові акти.

5.7.Посадові особи, які готують проекти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх з задіяними у процесі підготовки та виконання документу особами, а саме : - керівником виконавчого органу, що готує проект розпорядження; - завідувачем сектору з юридичних питань; - заступником міського голови, що координує питання; - начальником загального відділу виконкому міської ради; - керуючим справами виконкому.

5.8. Якщо проект розпорядження міського голови стосується: - фінансових питань, що передбачають укладення договорів, то проект підлягає погодженню начальником міського фінансового управління, головним бухгалтером виконкому міської ради; - питань житлового та комунального господарства,то проект підлягає погодженню начальником управління житлового та комунального господарства; - утворення та затвердження персонального складу комісії чи робочої групи узгоджується з особами, кандидатури яких, увійдуть до складу комісій, груп, з відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою» або з керівником виконавчого органу міської ради, підприємства, установи, організації (в письмовій формі), в якому працює запропонована посадова особа. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту розпорядження або незгоди посадових осіб з проектом розпорядження складається протокол невідповідностей. У випадках коли невідповідності не усунені виконавцем, або у посадової особи є пропозиції до проекту розпорядження, проект підписується з викладенням мотивованої думки у письмовому вигляді.

5.9. У проекті розпорядження чітко зазначаються завдання, виконавці, терміни виконання та посадові особи, які здійснюють контроль за виконанням документу. Якщо проект розпорядження міського голови містить комплексне завдання, у виконанні якого задіяні кілька виконавчих органів місцевого самоврядування, обов’язковим є зазначення посадової особи, на яку покладається роль координатора з організації виконання документу.

5.10. Після процедури погодження проект розпорядження подається на підпис міському голові і направляється на реєстрацію до загального відділу міської ради.

5.11. У разі відсутності міського голови розпорядження підписуються секретарем міської ради або посадовою особою, на яку покладено такі повноваження згідно з законом. Додатки до розпорядження підписуються керівником виконавчого органу , який розробив проект розпорядження та керуючим справами виконавчого комітету міської ради; якщо додаток стосується затвердження складу комісії або робочої групи він підписується керуючим справами виконавчого комітету. Якщо додаток до проекту розпорядження має власні додатки, то вони підписуються розробником проекту розпорядження. На додатку в правому верхньому куті зазначається до якого документу цей додаток та яким розпорядженням цей документ затверджено.

5.12. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження, загальний відділ виконкому міської ради інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

5.13. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

5.14. Друк першого примірника розпорядження міського голови здійснюється на бланку встановленого зразка. Копіювання бланку розпорядження не допускається, у випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, і до розгляду не приймаються. 5.15. Загальний відділ виконкому міської ради протягом 5 робочих днів надає завірені другі екземпляри розпорядження або витяги з них виконавцям.

5.16. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються у або в загальному відділі виконкомі міської ради. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів розпорядження, що зберігалися в загальному відділі виконкому міської ради, передаються на зберігання до міського архіву на постійне зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу виконкому міської ради.

5.17. Копії розпоряджень з особового складу засвідчуються підписом та печаткою загального відділу виконкому міської ради.

6. Порядок підготовки та проведення засідань виконком

6.1. Основною формою роботи виконкому є його засіданя. Засідання виконкому скликаються міським головою, а випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», особою, що його заміщує. Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути: - питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому або виконавчих органів міської ради, здійснення делегованих повноважень; - питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами виконавчої влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом; - питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом; - інші питання, внесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

6.2.Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який формує відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради та погоджує його із керуючим справами виконкому за 5 днів до засідання виконкому.

6.3. З погодженим керуючим справами порядком денним засідання виконкому разом та копіями проектів рішень члени виконкому можуть ознайомитися у відділі з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради. 6.4.На засідання виконкому вноситься, як правило, не більше трьох основних запланованих питань. Основні заплановані питання — це питання, які стосуються важливих проблем у життєдіяльності міста, інтересів значної частини територіальної громади або вимагають для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконавчих органів міської ради.

6.5.Підготовка основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому здійснюється згідно з планами (квартальними) роботи виконкому та виконавчих органів міської ради, в яких вказані керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, які готують матеріали та відповідальні за підготовку заступники міського голови, керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків . Заступники міського голови, керуючий справами несуть персональну відповідальність за якість підготовки питань на засідання виконкому.

6.6.Матеріали з основного запланованого питання, які вносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

6.6.1. проект рішення з візами погодження керівників зацікавлених організацій відповідних виконавчих органів міської ради;

6.6.2 додатки до проекту рішення (якщо вони є);

6.6.3. інформацію, довідку, висновок по суті питання, підписану відповідальною особою за підготовку проекту рішення;

6.6.4. матеріали для презентації питання;

6.6.5. список осіб, запрошених на засідання виконкому;

6.7.Організаційно-технічне забезпечення відео-презентацій основних запланованих питань на засіданнях виконкому здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради та відповідальною особою за підготовку питання.

6.8. Додаткові питання, що вносяться до порядку денного засідання виконкому, у виключних випадках, стосуються питань: фінансування, виникнення аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування та інших випадках, за наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони можуть бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому. Пропонувати внесення таких додаткових питань до порядку денного засідання виконкому мають право міський голова, члени виконкому. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом відкритого голосування.

6.9.Проекти рішень, які вносяться на розгляд фінансовим управлінням міської ради і вимагають оперативного вирішення, а також дозвільні проекти рішень за резолюцією міського голови, можуть бути включені до порядку денного за один день до засідання виконавчого комітету.

6.10.Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У разі порушення термінів підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає про це міському голові. Міський голова приймає рішення про розгляд даного питання чи виключення його з порядку денного.

6.11.Головує на засіданні виконкому міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», особа,що його заміщує. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від його загального складу.

6.12.Засідання виконкому проводяться щомісяця як правило у першу та третю середу. Початок засідань – о 14:00 годині.

6.13.Засідання виконкому проводяться в залі засідань виконкому. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідань виконкому покладається на керуючого справами виконкому.

6.14.На засідання виконкому запрошуються: керівники управлінь і відділів виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міста, відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні беруть участь прокурор міста, начальники відділів та управлінь міської ради, голови селищних рад.

6.15. Інформування про час та місце засідання виконкому здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради. 6.16. За необхідності, міський голова має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання виконкому та підготовка проектів рішень можуть здійснюватися в день проведення цього засідання. Інформація про скликання позачергового засідання виконкому Дружківської міської ради негайно розміщується на офіційному веб-сайті міської ради з моменту прийняття такого розпорядження.

6.17. Головуючий на засіданні виконкому:

6.17.1. веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

6.17.2. за пропозицією членів виконкому вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

6.17.3. надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

6.17.4. забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні;

6.17.5. вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених в ході обговорення пропозицій.

6.18. Порядок денний засідання виконкому затверджується на початку засідання. З основних запланованих питань на засіданні доповідають заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій і установ незалежно від форм власності, голови робочих груп та комісій. Із співдоповідями можуть виступати особи, зазначені в плані роботи виконкому (квартальному), інші особи, які запрошені розробником проекту та причетні до розгляду питання..

6.19. На засіданні виконкому для доповіді надається: при розгляді планових питань - до 15 хвилин; при розгляді поточних та інших питань - до 5 хвилин; для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова - до 5 хвилин; для довідок, внесення поправок - до 3 хвилин.

6.20. Присутні на засіданні виконкому мають право на виступ після надання їм слова головуючим.

6.21. З одного і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.

6.22. Після обговорення, заключного слова доповідача , співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування вносяться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням, головуючий формулює зміст питання, що вноситься на голосування, і у випадку відсутності заперечень, пропонує розпочати голосування щодо нього.

6.23. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому.

6.24. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення відсутні зауваження, і на цьому не наполягає жоден з членів виконавчого комітету.

6.25.У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

6.26. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, з поправками, змінами та доповненнями підписує міський голова, або особа що його заміщує на час проведення засідання виконкому. Доручення, отримані під час засідання виконавчого комітету, оформляються протоколом, підписуються міським головою та доводяться до виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання. Підписані проекти рішень реєструються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та зазначення дати їх прийняття, після чого надаються розробнику в 5-денний термін для подальшої розсилки виконавцям . У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, працівниками відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради протягом наступних 3 днів проводиться оформлення, засвідчення та надання витягу з рішення розробнику. Рішення або витяги з рішень дозвільного характеру надаються розробнику, не пізніше наступного дня після його прийняття . Датою рішення вважається дата його прийняття виконкомом. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

6.27.Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи у хронологічному порядку і зберігаються в відділі з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради протягом п’яти років,після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів рішення передаються на зберігання до міського архіву на постійне зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на заступника начальника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради. Рішення виконкому з питань забезпечення життєдіяльності міста, доводяться відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради до відома жителів міста Дружківка через ЗМІ, а також розміщуються на офіційному веб-сайті Дружківської міської ради не пізніше 5 робочих днів з дня їх прийняття.

6.28. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 10 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

6.29. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконкому міської ради. Копії рішень засвідчуються печаткою «Для документів» та підписом заступника начальника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю, начальником відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю.

6.30. Протоколи засідань виконкому зберігаються в відділі з організаційної , юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради п’ять років. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на заступника відділу з організаційної , юридичної роботи , внутрішньополітичних питань та контролю міської ради. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів протоколи передаються на зберігання до міського архіву на постійне зберігання. Електронна база рішень виконкому зберігається в відділі організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради. Відповідальність за ідентичність прийнятого рішення виконкому його електронній формі покладається на керівника підрозділу, що є головним розробником проекту.

7. Порядок підготовки та прийняття виконкомом регуляторних акт

7.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами міської ради, міським головою відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта».

7.2. Підготовка та прийняття регуляторних актів виконкомом міської ради та міським головою здійснюється в Порядку, затвердженому міською радою. 7.3. Відділ економічного аналізу, прогнозування та соціального розвитку виконкому міської ради щорічно складає План діяльності виконкому міської ради і План діяльності міського голови з підготовки проектів регуляторних актів на наступний рік. У строк до 15 грудня План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів виконкому затверджується виконкомом, План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів міського голови затверджується міським головою. Плани діяльності з підготовки регуляторних актів оприлюднюється на офіційному порталі Дружківської міської ради в мережі Internet протягом 10 днів після затвердження. У Планах діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинно бути зазначені всі проекти регуляторних актів, які планується підготувати протягом року. Якщо проект регуляторного акту не внесений до затвердженого Плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, він повинен бути внесений до Плану не пізніше десяти робочих днів з дня початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд виконкому міської ради або міському голові, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

7.3. Усі проекти регуляторних актів до внесення їх на розгляд виконкому або на міському голові з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань разом з аналізом їх регуляторного впливу щодо кожного проекту оприлюднюються на офіційному порталі Дружківської міської ради в мережі Internet.

7.4. Аналіз регуляторного впливу повинен містити: - визначення проблеми, яку передбачається розв'язати шляхом державного регулювання; - визначення цілей державного регулювання; - визначення та оцінювання усіх прийнятних альтернативних способи досягнення зазначених цілей, аргументи щодо переваги обраного способу; - опис механізму, який пропонується застосувати для розв'язання проблеми, і відповідні заходи; - обґрунтування можливості досягнення визначених цілей у разі прийняття регуляторного акта; - визначення очікуваних результатів прийняття акта; - обґрунтування запропонованого строку дії акта (у разі обмеження цього строку); - визначення показників результативності акта; - визначення заходів, з допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності акта. Аналіз регуляторного впливу підписується розробником проекту регуляторного акта, а в разі якщо розробником проекту є регуляторний орган, інший орган, установа чи організація - керівником цього органу,установи чи організації. 7.5. Про оприлюднення проекту регуляторного акту разом з відповідним аналізом регуляторного впливу розробник цього проекту повідомляє шляхом оприлюднення повідомлення в міській суспільно-політичній газеті «Дружковский рабочий». Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинне містити: - стислий виклад змісту проекту; - поштову та електронну, за її наявності, адресу розробника проекту, приймальної виконавчого комітету Дружківської міської ради, відповідальної постійної комісії Дружківської міської ради та інших органів, до яких за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції; - назву сторінки на офіційному порталі Дружківської міської ради в мережі Інтернет, де оприлюднене проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу; - інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції від фізичних та юридичних осіб, їх об'єднань; - інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об'єднаннями зауважень та пропозицій (приймаються в письмовому вигляді).

7.6. Усі зауваження та пропозиції від фізичних та юридичних осіб, їх об'єднань щодо оприлюднених проектів регуляторних актів та відповідних аналізів регуляторного впливу: - приймаються в терміни, встановлені розробником, але не менше, ніж один місяць та не більше, ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу. - підлягають розгляду розробником цього проекту та за результатами повністю чи частково враховуються або мотивовано відхиляються.

7.7. Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, якщо наявна хоча б одна з таких обставин: - відсутній аналіз регуляторного впливу; - проект регуляторного акта не був оприлюднений.

7.8. До прийняття регуляторного акту відповідальна постійна комісія міської ради вивчає проект регуляторного акту та документи щодо нього і встановлює відповідність проекту регуляторного акту і аналізу його регуляторного впливу вимогам статей 4 та 8 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» та надає висновок щодо відповідності.

7.9. Відділ економічного аналізу, прогнозування та соціального розвитку виконкому міської ради забезпечує оприлюднення прийнятих регуляторних актів міській газеті «Дружковский рабочий» протягом 10 днів після затвердження або підписання.

7.10. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичнеі відстеження його результативності. Відстеження результативності регуляторного акта включає: - виконання заходів з відстеження результативності; - підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності. Відстеження результативності кожного регуляторного акту (базове, повторне, періодичні) здійснюється у строк, визначений при його розробці (в самому проекті регуляторного акту або в інших документах щодо нього). Для відстеження результативності регуляторних актів можуть бути використані статистичні дані та дані наукових досліджень і соціологічних опитувань. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта здійснюється у термін не більший, ніж 45 робочих днів. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта повинен містити: - вид та назву регуляторного акта, результативність якого відстежується, дату його прийняття та номер; - назву виконавців заходів з відстеження; - цілі прийняття акту; - строк виконання заходів з відстеження; - тип відстеження (базове, повторне, періодичне); - методи одержання результатів відстеження; - дані та припущення, на основі яких відстежувалася результативність, а також способи одержання даних; - кількісні та якісні значення показників результативності акту; - оцінку результатів реалізації регуляторного акта та ступеня досягнення визначених цілей. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта забезпечується виконавчим органом міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта підписується міським головою та оприлюднюється відділом економічного аналізу, прогнозування та соціального розвитку виконкому міської ради на офіційному порталі Дружківської міської ради в мережі Internet.

7.11. Звіт міського голови про здійснення державної регуляторної політики виконавчими органами міської ради заслуховується міською радою щорічно. Щорічні звіти міського голови оприлюднюються у міській суспільно-політичної газети «Дружковский рабочий». Відповідальність за дотримання Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» покладено на посадову особу відділу економічного аналізу, прогнозування та соціального розвитку виконкому міської ради.

7.12. Погодження з Антимонопольним комітетом.

7.12.1. Органи влади, органи місцевого самоврядування, органи адміністративно-господарського управління та контролю зобов'язані погоджувати з Антимонопольним комітетом України, його територіальними відділеннями проекти нормативно-правових актів та інших рішень, які можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб'єктів господарювання, встановлення і зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках, а також одержувати дозвіл Антимонопольного комітету України на концентрацію у випадках, передбачених законом.

8. Організація контролю за виконанням рішень міської ради, виконкому, розпоряджень і доручень міського голови

8.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється у відповідності з Інструкцією з діловодства, затверджену рішенням виконкому від 05.10.2011 № 821 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчих органах Дружківської міської ради». Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

8.2. Контроль за виконанням документів здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

8.3. Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених: - Законами України; - Постановами Верховної Ради України; - Указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України; - Дорученнями Прем’єр-міністра України; - Дорученнями Секретаріату Президента України; - Постановами, розпорядженнями, дорученнями Кабінету Міністрів України та іншими документами центральних органів виконавчої влади; - запитами і зверненнями депутатів усіх рівнів; - рішеннями обласної ради; - розпорядження голови обласної ради; - рішеннями колегії обласної державної адміністрації; - розпорядженнями і дорученнями голови обласної державної адміністрації, дорученнями заступників голови облдержадміністрації; - рішеннями міської ради; - рішеннями виконавчого комітету міської ради; - розпорядженнями міського голови; - дорученнями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому. В разі відсутності строків виконання завдань, визначених в контрольних документах вищих органів влади, розглядає і встановлює строки виконання міський голова особисто.

8.4. Контроль за виконанням документів вищих органів влади здійснюють міський голова, його заступники, секретар міської ради та керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків.

8.5.Документи вищих органів влади розглядаються міським головою в день їх одержання і з його резолюцією доводяться до відома виконавцям загальним відділом і відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради, згідно з розподілом обов’язків не пізніше, чим на другий день.

8.6. Контроль за виконанням завдань, визначених розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної ради, дорученнями голови та заступників голови облдержадміністрації, рішеннями колегії облдержадміністрації, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради , контроль за виконанням завдань, визначених в листах облдержадміністрації, дорученнях, інших документах вищих органів влади, розпорядженнях міського голови, його дорученнях,, депутатськими запитами усіх рівнів, інших листах здійснюється загальним відділом виконкому міської ради. Відділи з організаційної , юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю та загальний відділ виконкому міської ради забезпечують: - облік контрольних документів; - моніторинг стану виконання документів; - своєчасне подання звітів керівництву щодо стану їх виконання; - своєчасне здійснення записів в оригінали документів про внесення змін, доповнень або втрату чинності. 8.7. Виконання завдань, визначених документами вищих органів влади, в яких рекомендовано прийняття власних документів (рішень ради, виконкому, розпоряджень міського голови) приймаються протягом 30 днів з дня одержання документа.

8.8. Щодо завдань, визначених документами вищих органів влади, в яких вказаний термін виконання та надання інформації, об’єм інформації не повинен перевищувати трьох сторінок. Інформацію про стан виконання завдань, визначених в контрольних документах підписує міський голова (за його відсутності –особа, яка його заміщує).

8.9. Начальник загального відділу виконкому міської ради та заступник начальника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради щомісячно доповідають міському голові про стан справ виконання контрольних документів за попередній місяць згідно з розподілом обов’язків. 8.10. З метою підвищення рівня виконавської дисципліни загальний відділ виконкому міської ради та відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради готують матеріали на апаратні наради про стан виконавської дисципліни у відділах і управліннях міської ради один раз в квартал. Термін виконання документів може бути змінений лише за вказівкою міського голови, у разі його відсутності - особою, яка його заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочих дні до встановленого терміну.

8.11. Для здійснення контролю за виконанням контрольних документів розробляються щомісячні плани-графіки контролю та доводяться до відома заступникам міського голови, секретареві міської ради, керуючому справами виконкому.

8.12. Документи органів виконавчої влади вищого рівня знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією особи, на яку покладено контроль «До справи» або «Зняти з контролю» та згідно з вхідними документами органів виконавчої влади вищого рівня «Про зняття з контролю».

8.13 Зняття з контролю виконаних рішень виконавчого комітету, міської ради, розпоряджень та доручень міського голови проводиться на підставі підсумкової інформації про виконання завдань, визначених в контрольних документах або інших документів , що підтверджують його виконання за підписом посадової особи, на яку покладено контроль. Підсумкова інформація щодо виконання контрольного документу залишається в контрольній справі відділу, який здійснював безпосередній контроль.

8.14. Якщо контрольний документ не виконаний в зазначений термін, визначений в завданні або резолюції міського голови, то виконавець повинен представити міському голові письмове пояснення щодо причин порушення термінів виконання. Про хід виконання контрольних документів виконавець надає письмову інформацію за 3 дні до визначених контрольних строків, довгострокової дії – за підсумками кожного календарного року в січні місяці.

8.15. В виконавчих органах міської ради контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, на яку в посадовій інструкції покладені функції з питань контролю. Працівники відділів, управлінь міської ради, які займаються питаннями контрольної роботи, доводять до виконавців строки виконання завдань, слідкують за своєчасним їх виконанням, доповідають керівнику про стан виконавської дисципліни в відділі, управлінні міської ради та ведуть облік (перелік) контрольних документів , формують контрольні справи з матеріалами про їх виконання, в реєстраційних журналах (книгах) під час реєстрації вхідних документів проставляють позначку «контроль». Особи, які порушили строки виконання контрольних документів без поважних на те причин, притягуються до дисциплінарної відповідальності в установленому законодавством порядку.

9. Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

9.1. Організаціяоботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується загальним відділом міської ради у порядку, визначеному цим Регламентом.

9.2. Документи органів виконавчої влади реєструються загальним відділом міської ради і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності - секретарю міської ради в день одержання або не пізніше 09.00 години наступного дня, для забезпечення організації їх виконання. Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення обласної ради, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення, документи з поміткою "терміново" опрацьовуються першочергово.

9.3. Документи з резолюціями міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються загальним відділом виконкому міської ради у відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради для забезпечення їх виконання і беруться на контроль.

9.4.Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів виконавчої влади, дорученнях вищих посадових осіб здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням контрольних документів покладається на відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання цих документів.

9.5.На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

9.6. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, передається до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради для зняття з контролю та долучення його до справи.

9.7. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією міського голови “До справи” або “Зняти з контролю”

10. Організація роботи з документами організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

10.1. Всі документи, що надходять на адресу міської ради (електронною поштою, через фельдзв’язок, поштою, факсом, нарочним тощо), приймаються централізовано загальним відділом виконкому міської ради та підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється в загальному відділі виконкому міської ради; у відділах, управліннях – працівником, відповідальним за діловодство, або іншою особою, на яку покладені ці обовۥ’язки. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду міським головою або його заступниками відповідно до функціональних обов'язків, та визначення в реєстрації документів, а також встановлення строків їх виконання. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Під час попереднього розгляду документів необхідно керуватися розподілом обов'язків між керівними працівниками міської ради, номенклатурою справ міської ради та схемою проходження вхідної кореспонденції у виконавчих органах міської ради. Без попереднього розгляду та без реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради за призначенням передаються документи, які адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам міської ради.

10. 2. У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим виконкому.

10.3.Працівникам виконавчих органів міської ради приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану міському голові або його заступникам, без реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради забороняється.

10.4. В загальному відділі виконкому міської ради розкриваються всі конверти (крім конвертів з кореспонденцією, надісланої керівникам управлінь, відділів міської ради або безпосередньо структурним підрозділам міської ради). Кореспонденція на ім'я міського голови або його заступників з поміткою "Особисто" передається адресатам у нерозкритих конвертах; якщо кореспонденція є службовою, то після розгляду вона підлягає поверненню до загального відділу виконкому міської ради для реєстрації та передачі виконавцям.

10.5.При розпечатуванні конвертів та пакетів обов'язково перевіряється відповідність номерів на документах та конвертах. При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

10.6. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за допомогою конверта можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлена невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до матеріалів судових, господарських справ, позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, а також до заяв та скарг громадян.

10.7. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкодженні або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю з обов'язковим повідомленням відправника.

10.8. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, використання наявної в документах інформації, контролю за виконанням. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз. Реєстрації підлягають документи, створені виконавчими органами міської ради та ті, що надходять від інших установ та організацій, фізичних осіб крім документів, які не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК. Реєстрація будь-якого документа проводиться шляхом введення документа до електронної бази даних, проставляння на ньому реєстраційного індексу та друкування реєстраційної картки з відомостями про документ.

10.9. Вхідні документи реєструються у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі, коли до раніш зареєстрованого документа надійшли додаткові документи, то вони реєструються під тим же номером з добавленням слова "до", а датою реєстрації буде дата, коли реєструються ці документи. При реєстрації листа-відповіді на раніш зареєстрований вхідний документ, використовується індекс, під яким був зареєстрований цей документ з додаванням позначки "вх.". Пошук інформації по будь-яким документам проводиться централізовано на автоматизованих робочих місцях спеціалістів загального відділу виконкому міської ради (начальника, секретаря керівника).

10.10. Усі документи після реєстрації в той же день передаються керівництву міської ради.

10.11. З документами, відібраними на розгляд міському голові, попередньо ознайомлюється керуючий справами виконкому.

10.12. Міському голові відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України. Крім цього, міському голові першочергово надаються Закони України, постанови Верховної Ради України, рішення Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення.

10.13. Якщо на конвертах або документах стоїть штамп “Терміново”, загальний відділ виконкому міської ради першочергово знайомить з ними міського голову, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради безпосередньо. Телеграми, факсограми після реєстрації негайно передаються міському голові або його заступникам безпосередньо, які в свою чергу одразу доповідають їх керівництву.

10.14. Інші документи, відповідно до розподілу обов'язків, загальний відділ виконкому міської ради за згодою передає заступникам міського голови.

10.15. В окремих випадках дозволяється попередньо знайомити керівників відділів, управлінь з документами термінового характеру ще до їх розгляду керівництвом міської ради (у вигляді копії).

10.16. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, який містить вказівки щодо виконання документа. На оригіналі самого документа повинно бути не більше однієї резолюції. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або деталізується порядок виконання документа, або резолюція містить великий список виконавців – дозволено її оформлювати на спеціальних бланках.

10.17. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа. Якщо рішення керівника стосовно терміну виконання відрізняється від типових строків виконання, термін визначають у резолюції. У разі, коли доручення надане кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в резолюції або документі не обумовлене інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

10.18. Під час передачі документа виконавцям на зворотній стороні реєстраційно-контрольної картки спеціалістами загального відділу виконкому міської ради або відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради робиться відмітка про його передачу (у виді оригіналу або копії), проставляються підписи осіб, які отримали документ, дати передачі виконавцям.

10.19. Резолюція нерідко є підставою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Документи з поміткою «До відома», «Для врахування в роботі» залишаються у виконавця.

10.20. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

10.21. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “Терміново” – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

10.22. Якщо міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді робить запис “до справи”, підписує і зазначає дату посадова особа, яка написала резолюцію. Дата надсилання документа «до справи» є датою зняття його з контролю. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до електронної бази та контрольної картки.

10.23. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді.

11. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних документів

11.1. Вихідні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

11.2. Вихідні документи міської ради ( для підпису міським головою) приймаються загальним відділом виконкому міської ради від управлінь, відділів, структурних підрозділів міської ради для подальшого відпрацювання кожного робочого дня до 14.00.

11.3. Вихідні документи міської ради обробляються в загальному відділі виконкому міської ради в день їх одержання від керівництва міської ради, структурних підрозділів міської ради та надсилаються того ж дня або не пізніше наступного робочого дня за призначенням.

11.4. Вихідні листи реєструють у день підписання керівництвом міської ради. Відмітка про реєстрацію проставляється на спеціально відведеному місці на бланку листа. Не допускається надсилання або передача вихідних документів міської ради без їх реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради.

11.5. Під час приймання вихідних документів обов’язково перевіряється: - правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів; - правильність зазначення адреси; - наявність усіх необхідних підписів, віз на документі та додатках до нього; - наявність на документі відмітки про додатки; - наявність віз на екземплярі вихідного документа, що залишається у справі міської ради (2-й екземпляр); - відповідність кількості примірників кількості адресатів.

11.6. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

11.7. У разі надсилання документів до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку). Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

11.8. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства.

11.9. На всіх примірниках вихідного документа зазначається прізвище, ініціали та номер службового телефону його виконавця.

11.10. Організаційно-розпорядчі та вихідні документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів міської ради друкуються на бланках встановленого зразка.

11.11. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами заступників міського голови, візуються у встановленому цим пунктом порядку виконавцями документів, керівниками виконавчих органів, до компетенції яких вони стосуються.

11.12. У реєстраційній базі та картці зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його другий екземпляр.

11.13. При передачі вихідних документів адресатам нарочним ставиться розпис в реєстраційній картці безпосереднього одержувача або на 2-му екземплярі листа.

11.14.Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Відділам та управлінням міської ради, деяким іншим установам документи доставляються під розписку.

11.15. Оригінали розпоряджень міського голови, протоколів засідань виконкому міської ради, протоколів апаратних нарад при міському голові залишаються в відповідних відділах міської ради (згідно з розподілом). В інші установи надсилаються їх завірені копії або витяги.

11.16.Контроль за повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

11.17. Контроль за термінами виконання вихідних документів здійснюється загальним відділом та відділом з організаційної,юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради , а також відділами міської ради, з ініціативи яких підготовлені документи чи до компетенції яких вони відносяться.

12. Організація роботи по забезпеченню діяльності міської ради

12.1. Організаційне забезпечення діяльності міської ради передбачає створення необхідних умов для виконання радою, її головуючим, депутатами, постійними комісіями, іншими утвореними радою органами повноважень, визначених законодавством України та здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради.

12.2. Координація роботи виконавчих органів ради по організаційному, матеріально-технічному забезпеченню діяльності міської ради здійснюється секретарем міської ради .

12.3. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради: складає і в установленому порядку вносить на розгляд міської ради проекти планів роботи міської ради, координує роботу постійних комісій, управлінь, відділів та інших підрозділів міської ради по забезпеченню їх реалізації; спільно з структурними підрозділами міської ради організовує проведення засідань постійних комісій міської ради, навчання депутатів міської ради; аналізує діяльність міської ради, депутатів, постійних комісій, передає цю інформацію для висвітлення засобам масової інформації; спільно з. іншими підрозділами сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень; щорічно у визначені строки узагальнює за встановленими формами статистичні дані про деякі питання діяльності міської ради та забезпечує їх подання до Донецької обласної ради; приймає та реєструє звернення, листи, запити виборців до депутатів та постійних комісій міської ради. Депутатські звернення рееструються у приймальні виконавчого комітету міської ради.

12.4. Вирішення інших питань, пов'язаних із організаційним, матеріально-технічним та іншим забезпеченням діяльності міської ради здійснюється виконавчими органами міської ради відповідно до їх компетенції у визначеному цим Регламентом порядку.

12.5. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради готує проекти розпоряджень міського голови про скликання сесій міської ради; отримує і узагальнює пропозиції щодо порядку денного сесій міської ради; здійснює у встановленому Регламентом міської ради порядку контроль за підготовкою проектів рішень та інших документів з питань, що пропонуються для розгляду сесіями міської ради; організовує попереднє обговорення в постійних комісіях, а в разі необхідності через засоби масової інформації серед населення міста проектів рішень міської ради; здійснює у встановленому Регламентом міської ради порядку контроль за доопрацюванням проектів рішень міської ради з урахуванням їх обговорення в постійних комісіях або громадськістю; підтримує зв'язок з депутатами міської ради, повідомляє депутатів про проведення сесій міської ради , засідань постійних комісій міської ради та про інші заходи, що проводитимуться за їх участю, попередньо уточнює можливості депутатів брати в них участь; збирає пропозиції, складає і погоджує списки осіб, яких необхідно запросити, запрошує їх на сесії міської ради, засідання постійних комісій міської ради; здійснює інші заходи, передбачені планами підготовки і проведення сесій міської ради; здійснює контроль за доопрацюванням в установленому Регламентом міської ради порядку прийнятих сесіями міської ради рішень; здійснює контроль за роботою із запитами, запитаннями, зауваженнями і пропозиціями депутатів міської ради, що надійшли під час сесій міської ради та в інший період.

12.6. Доведення до відома депутатів міської ради та інших адресатів розпоряджень міського голови про скликання сесій ради, оприлюднення проектів рішень, що пропонуються для розгляду на сесіях, інших документів, необхідних для забезпечення роботи міської ради, протоколювання сесій, організаційне забезпечення проведення сесій міської ради здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради. Оригінали рішень міської ради в продовж встановленого строку повноважень зберігаються у відділі з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради, а потім передаються до архівного відділу міської ради на постійне зберігання.

12.7. Загальний відділ міської ради здійснює підготовку сесійної зали та організовує роботу відповідних служб по підтриманню в ході сесій ради належного порядку. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому забезпечує засідання міської ради технічними засобами.

12.8. Розпорядження про скликання сесій міської ради приймається міським головою. Інформація про дату, час проведення сесії міської ради та порядок денний доводиться відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради до відома депутатів та громадськості не пізніше ніж за 10 днів до дня проведення сесії, а у виняткових випадках – не пізніше як за день до проведення сесії міської ради шляхом розміщення на офіційному сайті Дружківської міської ради в мережі Інтернет або опублікуванням відповідного оголошення в газеті «Дружковский рабочий».

12.9.Підписані проекти рішень міської ради реєструються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та зазначення дати їх прийняття, після чого надаються розробнику в 5-денний термін для подальшої розсилки виконавцям . У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, працівниками відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради протягом наступних 3 днів проводиться оформлення, засвідчення та надання витягу з рішення розробнику. Проекти рішень міської ради та рішення міської ради підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації». Копії/витяги з рішень дозвільного характеру направляються до відділу надання адміністративних послуг виконкому міської ради протягом одного робочого дня

12.7. Контроль за виконанням рішень міської ради здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради.

12.8. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради у десятиденний строк після проведення сесій міської ради узагальнює висловлені депутатами зауваження і пропозиції, забезпечує їх надсилання для розгляду відповідним установам, організаціям, посадовим особам для відповідного реагування. Відповідальність за реагування на депутатські запити, запитання, зауваження і пропозиції несуть особи, яким доручено їх розгляд і вирішення. Контроль за строками та повнотою розгляду і вирішення цих документів здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради.

12.9. Протоколи сесій міської ради оформляються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю міської ради протягом 10 днів з дня проведення сесій. Оригінали протоколів сесій міської ради зберігаються у відділі з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради 5 років, після чого передаються на зберігання до міського архіву. Відповідальність за зберігання протоколів сесій міської ради покладається на начальника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради.

13. Порядок надання послуг з оформлення документів дозвільного характеру

13.1. Для оформлення дозвільних документів для суб'єктів господарювання працює Центр надання адміністративних послуг м. Дружківка, робота якого забезпечується відділом надання адміністративних послуг виконавчого комітету Дружківської міської ради. 13.2. Основні вимоги до порядку видачі документів дозвільного характеру або відмови в їх видачі, переоформлення, видачі дублікатів, анулювання документів дозвільного характеру та порядок взаємодії адміністраторів, суб'єктів господарювання, місцевих дозвільних органів визначаються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

14. Порядок ведення діловодства у виконавчих органах міської ради

14.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконавчих органах Дружківської міської ради, затвердженою рішенням виконавчого комітету.

14.2. Організація діловодства у виконкомі покладається на загальний відділ, а в виконавчих органах Дружківської міської ради, в установах, підприємствах міської ради на канцелярії або спеціально призначену для цього особу.

14.3. Загальне керівництво роботою загального відділу з питань діловодства здійснює керуючий справами виконкому Дружківської міської ради.

14.4. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться згідно з номенклатурою справ, яка затверджується щорічно і вводяться в дію з 1 січня.

14.5. Всі документи, що надходять на адресу міської ради та її виконкому поштою, факсом, нарочним тощо, приймаються загальним відділом Дружківської міської ради, а електронною поштою – відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради. Іншим підрозділам міської ради приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану міському голові або його заступникам, без реєстрації в загальному відділі Дружківської міської ради забороняється.

14.6. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи-вдячності, вітальні листівки тощо.

14.7.Всі документи, що надійшли на адресу міської ради та її виконкому в особі їх керівництва, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється в загальному відділі Дружківської міської ради. Всі документи, що надійшли на адресу виконавчих органів Дружківської міської ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється посадовою особою, яка призначена відповідальною за ведення діловодства. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

14.8. Метою попереднього розгляду документів є виділення з них тих, що потребують розгляду міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради відповідно до розподілу повноважень.

14.9. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом Дружківської міської ради, а також таких, що передаються для реєстрації виконавчим органам міської ради. У виконавчих органах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів — журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм). Документи за підписом керівництва міської ради реєструються в загальному відділі міської ради з обов`язковим наданням повного пакета та додатків до них.

14.10. Вилучення документів правоохоронними органами здійснюється відповідно до чинного законодавства.

14.11. Пропозиції, заяви та звернення громадян передаються для подальшого їх опрацювання спеціалістам по роботі зі зверненнями громадян загального відділу Дружківської міської ради (під розпис). Організація приймання звернень, інформаційних запитів та надання адміністративних послуг здійснюється згідно з вимогами стандарту ISO 9001:2008 та Настанови з якості.

14.12. Організація роботи стосовно доступу до публічної інформації здійснюється згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та порядками доступу до публічної інформації в міській раді та її виконавчих органах.

14.13. Організація передачі документів та порядок їх виконання визначаються інструкціями з діловодства міської ради та її виконавчих органах.

15. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

15.1. Виконком має гербову печатку встановленого зразка діаметром 45 мм, виготовлення якої забезпечується загальним відділом виконкому міської ради у встановленому порядку.

15.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому є керуючий справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається начальнику загального відділу виконкому міської ради. 15.3. Гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників та керуючого справами, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством. 15.4. Простою круглою печаткою «Загальний відділ» засвідчуються копії розпоряджень міського голови з основної діяльності та з кадрових питань, що засвідчує їх відповідність оригіналам, витяги, документи, які створені у процесі діяльності виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством. Простою круглою печаткою «Для документів» засвідчуються копії рішень виконкому міської ради, що засвідчує їх відповідність оригіналам, витяги. Простою круглою печаткою «Для довідок» засвідчуються довідки видані виконкомом. Простою круглою печаткою «Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю» засвідчуються копії рішень міської ради, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть відповідальні працівники цих відділів.

15.5. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Печатки та кутові штампи виконавчих органів міської ради виготовляються ними самостійно.

15.6. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

15.7. Виготовлення бланків забезпечується: - листів виконавчого комітету, розпоряджень міського голови - загальним відділом виконкому міської ради; - листів міської ради, рішень міської ради, рішень виконкому - відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю.

15.8. Бланки є номерними. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотної сторони. Виготовлення бланків виконавчих органів міської ради забезпечуються ними самостійно. Виготовлення бланків проводиться відповідно до Інструкції з діловодства.

15.9. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

15.10. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом виконкому міської ради і відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю згідно з повноваженнями у встановленому порядку. У виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за користуванням бланків та знищення погашених бланків здійснюється спеціально визначеними особами.

15.11. Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови , керуючим справами виконкому та секретарем ради.

15.12. Документи, складені на бланках міської ради, підписуються міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови. 15.13. Бланки листів виконавчого комітету, розпоряджень міського голови зберігаються і обліковуються у загальному відділі, бланки листів міської ради, рішень виконкому, рішень міської ради – у відділі з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю. Організаційно-розпорядчі бланки видаються під розписку посадовим особам, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів.

15.14. Після використання організаційно-розпорядчих бланків посадові особи, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів надають до загального відділу виконкому міської ради або до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю відповідно звіт в якому зазначається: номер використаного бланку, адресат, № і дата документу. До акту додаються зіпсовані бланки.

15.15. Знищення зіпсованих бланків здійснюється посадовими особами виконкому, які відповідають за облік, зберігання та використання організаційно-розпорядчих бланків відповідно до складеного акту з фіксацією цього факту в реєстраційному журналі. 16. Організація роботи з кадрами

16.1. Кадрова робота виконкому міської ради направлена на комплексне вирішення питання щодо комплектування управлінь, відділів, структурних підрозділів міської ради висококваліфікованими фахівцями, здатними професійно виконувати посадові обов’язки на рівні сучасних вимог суспільства.

16.2 Організація і виконання кадрової роботи у виконкомі міської покладена на загальний відділ виконкому міської ради.

16.3.У роботі з кадрами виконком керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», Кодексом Законів про працю України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та рекомендаціями Головдержслужби України, розпорядженнями голови Донецької обласної державної адміністрації, міської ради, розпорядженнями міського голови, рішеннями виконкому та цим Регламентом.

16.4. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування виконком керується також відповідними рекомендаціями Міністерства соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Пенсійного фонду України та іншими нормативно - правовими документами.

16.5. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах та ведення кадрового діловодства здійснює спеціаліст загального відділу виконкому міської ради, який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

16.6. Право на службу в органах місцевого самоврядування мають громадяни України незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, терміну проживання на відповідній території. На посаду можуть бути призначені особи, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою та регіональними мовами в обсягах, достатніх для виконання службових обов'язків. Стосовно осіб, які претендують на зайняття посад в органах місцевого самоврядування I-III категорії, за їх письмовою згодою проводиться спеціальна перевірка в порядку, встановленому Законом України "Про запобігання корупції".

16.7. Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб. Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах тощо.

16.8. Організація та контроль за дотриманням законності з кадрових питань покладається на спеціаліста з кадрової роботи.

17. Порядок призначення на посади та звільнення з посад.

17.1. Сесія міської ради у відповідності до п.3 та п.4 ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» затверджує персональний склад виконкому.

17.2. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється: - на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні"; - на посаду секретаря міської ради шляхом обрання відповідною радою; - на посади заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради шляхом затвердження відповідною радою; - на посади керівників відділів, управлінь органів місцевого самоврядування шляхом призначення міським головою за процедурою передбаченою законодавством України; - інших працівників органів місцевого самоврядування шляхом призначення міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченоюзаконодавством України.

17.3. Проведення конкурсу, випробування та стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється в порядку, визначеному законодавством України службу в органах місцевого самоврядування та про державну службу.

17.4. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника чи консультанта без конкурсного відбору.

17.5. Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу). 17.6. На час відсутності (відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

17.7. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду і надається спеціалісту з кадрової роботи на перевірку . 17.8. Після прийняття на роботу спеціаліст з питань мобілізаційної роботи оформляє та видає службові посвідчення працівникам. 17.9. Звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради здійснюється у встановленому законом порядку. Обов’язковим документом при звільненні посадової особи є обхідний лист. При звільненні службові посвідчення підлягають обов’язковому поверненню спеціалістам з кадрової роботи.

17.10. Посадова особа місцевого самоврядування підписує текст Присяги, який зберігається за місцем її роботи. Про складання Присяги робиться відповідний запис у трудовій книжці.

17.11. Інші працівники виконавчих органів міської ради, не посадові особи приймаються на роботу та звільняються з роботи відповідно до Кодексу законів про працю України за погодженням із секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

17.12. Відповідно до Порядку проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування затвердженого рішенням виконкому та цього регламенту проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування міської ради (далі - конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад.

17.13. Конкурс на заміщення вакантної посади повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до служби в органах місцевого самоврядування громадян України.

17.14. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад, рішенням виконкому утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії. Очолює конкурсну комісію секретар міської ради. До складу конкурсної комісії входять заступники міського голови, керуючий справами виконкому, представники загального відділу, юридичного сектору, а також інших виконавчих органів міської ради.

18. Стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради.

18.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись стажування терміном до двох місяців.

18.2. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи виконавчих органів міської ради. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста. Працівники, які досягли встановленого Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» граничного віку, до стажування не залучаються.

18.3. Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку проходження оформляються розпорядженням міського голови.

18.4. Особа, яка не є посадовою особою органів місцевого самоврядування після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку.

18.5. Посадова особа органів місцевого самоврядування після успішного закінчення стажування може бути переведена на службу до виконавчих органів міської ради за рішенням міського голови без конкурсного відбору або може бути зарахована до кадрового резерву.

19. Порядок формування кадрового резерву

19.1. Формування кадрового резерву передбачає добір працівників, які: - спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина; - мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

19.2. Кадровий резерв формується з: - посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади; - державних службовців, які бажають перейти на службу в виконавчі органи місцевого самоврядування; - спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

19.3. До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її. Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

19.4. Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою або відповідною радою згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», не формується. На посади інших працівників виконавчих органів місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади керівників та їх заступників виконавчих органів міської ради - не менше двох осіб; на посади спеціалістів цих органів - не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

19.5. Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови. Якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження кандидатур з відповідними органами виконавчої влади, зарахування до резерву проводиться після такого погодження.

19.6. Після зарахування до кадрового резерву на посади, робота на яких передбачає доступ до державної таємниці, розглядається питання щодо оформлення в установленому порядку відповідного допуску особам, які його не мають.

19.7. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками виконавчих органів, де передбачається: - вивчення і аналіз виконання законів України, нормативних актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування; - систематичне навчання шляхом самоосвіти; - періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних); - участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування; - стажування протягом не більш як два місяці у виконавчому органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника; - виконання обов'язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву; - залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань; - участь у підготовці проектів нормативних актів.

19.8. Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників виконавчих органів міської ради, покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, на інші посади - на керівників виконавчих органів міської ради.

19.9. Спеціалісти з кадрової роботи готують списки кадрового резерву, систематично аналізують та узагальнюють практику його формування, вносять пропозиції міському голові щодо вдосконалення цієї роботи.

19.10. Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу. Просування по службі посадової особи органів місцевого самоврядування, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за рішенням міського голови поза конкурсом.

19.11. Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчого органу, в якому він працює. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

20. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування

20.1. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування (далі - посадові особи) один раз на 4 роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов'язків, визначених положеннями про виконавчі органи міської ради і відображених у посадових інструкціях. Атестація проводиться відповідно до Типового положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженого постановою КМУ від 26.10.2001 р. № 1440. Атестації підлягають посадові особи органів місцевого самоврядування усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов'язки не змінилися. Не підлягають атестації: - міський голова; - секретар міської ради; - працівники патронатної служби; - особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік; - молоді спеціалісти; - вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною; - особи, прийняті на роботу на визначений термін. Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

20.2. У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов'язків у порядку, затвердженому розпорядженням міського голови з урахуванням цього регламенту. Така оцінка проводиться безпосередньо керівниками виконавчих органів, де працюють посадові особи, під час підведення підсумків роботи за рік.

20.3. Для організації та проведення атестації за розпорядженням міського голови утворюється атестаційна комісія у складі голови комісії, секретаря та членів комісії. Головою атестаційної комісії призначається секретар міської ради.

20.4. До складу комісії включаються заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, завідувач юридичного сектору відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради, посадова особи на яку покладено обов’язки ведення кадрових питань виконкому міської ради. Голова атестаційної комісії може залучати до роботи в комісії незалежних експертів.

20.5. Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням міського голови, доводяться до відома посадових осіб, які атестуються, не пізніше ніж за місяць до проведення атестації спеціалістами з кадрової роботи.

20.6. Проведенню атестації має передувати підготовча та організаційна робота. Спеціалістом з кадрової роботи готуються пропозиції щодо складу атестаційної комісії, термінів та графіків проведення атестації, визначається кількість та складаються списки посадових осіб, які підлягають атестації; роз’яснюються цілі і порядок проведення атестації; проводиться підготовка необхідних для атестації документів: атестаційний лист попередньої атестації, бланк атестаційного листа чергової атестації та щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув з часу попередньої атестації. У графіках проведення атестації зазначається назва виконавчого органу міської ради, де працює посадова особа, її прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації.

20.7. Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації та брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування. 20.8. Комісія повинна забезпечувати об'єктивний розгляд і професійну оцінку діяльності посадової особи, яка атестується, зокрема щодо виконання покладених на неї службових обов'язків, а також принциповий підхід у підготовці рекомендацій для подальшого використання її досвіду і знань у роботі органів місцевого самоврядування.

20.9. Атестація керівників виконавчих органів та посадових осіб, які увійшли до складу комісії, передує атестації інших працівників цих органів та їх підрозділів.

20.10. На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика за зразком, що підписується керівником виконавчого органу, в якому вона працює, і подається до комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації. Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов'язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. Посадова особа ознайомлюється зі службовою характеристикою до атестації під час співбесіди з керівником виконавчого органу, в якому вона працює. У разі незгоди з відомостями, викладеними у службовій характеристиці, посадова особа може подати до комісії відповідну заяву, обґрунтування, додаткові відомості щодо своєї службової діяльності.

20.11. На керівників виконавчих органів характеристики готують секретар міської ради, заступники міського голови або керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків. Посадова особа місцевого самоврядування ознайомлюється із службовою характеристикою особисто під час співбесіди з ним його безпосереднього керівника. В ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи працівника, його слабкі місця, визначатися шляхи подолання недоліків. При цьому працівнику має бути надана можливість задавати запитання, коментувати зауваження та висновки щодо його роботи.

20.12. На засідання комісії запрошуються посадова особа, яка атестується, та керівник виконавчого органу, в якому працює посадова особа. Якщо посадова особа не з'явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності.

20.13. Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб’єктивізму.

20.14. Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії. У разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи. Голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується.

20.15. Голова атестаційної комісії про результати кожного засідання повідомляє міського голову.

20.16. Результати атестації заносяться до протоколу засідання комісії та атестаційних листів, які підписуються головою та членами комісії, які брали участь у голосуванні. Результати та повідомляються посадовій особі, яка атестувалася, та керівникові виконавчого органу, в якому вона працює, одразу після атестації. Посадова особа ознайомлюється зі змістом атестаційного листа під розпис. 20.17. Результати атестації заносяться до особової справи посадової особи. Вони розглядаються під час вирішення питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, та інших питань проходження служби.

20.18. Результати атестації мають рекомендаційний характер.

20.19. Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються спеціалістом з кадрової роботи. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає міський голова і видає відповідне розпорядження, в якому визначаються заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період. 20.20. Рішення про переведення посадової особи за її згодою на іншу посаду або про звільнення з посади приймається міським головою у двомісячний термін з дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного терміну не допускається. Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього терміну не включається.

20.21. Посадова особа, визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи відповідно до пункту 2 статті 40 Кодексу законів про працю України.

20.22. Спори, що виникають у зв'язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

20.23. Рішення комісії може бути оскаржене посадовою особою в установленому законодавством порядку протягом 10 днів з дня його прийняття без урахування терміну тимчасової непрацездатності.

20.24. Перевибори міського голови не можуть бути підставою для проведення позачергової атестації посадових осіб місцевого самоврядування.

21. Продовження терміну перебування на службі у виконавчих органах міської ради

21.1. Граничний вік перебування на службі у виконавчих органах міської ради становить 65 років. Ці обмеження не поширюються на посадових осіб місцевого самоврядування, які обираються на відповідні посади.

21.2. Після досягнення граничного віку перебування на службі у виконавчих органах міської ради посадові особи за рішенням міського голови можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені штатним розписом, на умовах строкового трудового договору.

22. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців та інших працівників виконавчих органів міської ради

22.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов'язки, права, взаємодію, відповідальність. Посадові обов’язки секретаря ради, заступників міського голови та керуючого справами виконкому розробляються відповідно до розподілу обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.

22.2. Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

22.3. Посадові інструкції керівників виконавчих органів міської ради складаються та підписуються заступниками міського голови, керуючим справами виконкому за розподілом обов’язків та затверджуються міським головою.

22.4. Посадові інструкції працівників виконавчих органів міської ради складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються керівником виконавчого органу.

22.5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади посадової особи виконавчих органів місцевого самоврядування. Посадові інструкції складаються з п’яти розділів: - загальні положення; - завдання та обов'язки; - права; - відповідальність; - взаємовідносини за посадою. Прізвище, ім'я та по батькові вказується на останній сторінці посадової інструкції.

22.6. Розділ посадової інструкції «Загальні положення» включає найменування посади із зазначенням структурного підрозділу та основну мету діяльності працівника ; підпорядкованість працівника (вказується посада посадової особи, якій безпосередньо підпорядковується працівник); порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає дану посаду; кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування та державної служби, інші вимоги); вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається перелік основних законодавчих актів, інших документів, які працівник повинен вміти застосувати під час виконання посадових обов’язків, що працівник повинен вміти працювати на комп'ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці); інформацію про те, кого відповідальний працівник заміщує на час відсутності з поважних причин (відпустка, хвороба тощо), а також хто заміщує його.

22.7. Розділ посадової інструкції «Завдання та обов'язки» визначає основну мету діяльності службовця та характеризує зміст діяльності службовця виконавчих органів місцевого самоврядування У ньому зазначаються: - відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об'єктів або, як перелік відносно самостійних питань; - перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця виконавчих органів місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

22.8. У розділі «Права» визначаються засоби, за допомогою яких службовець виконавчих органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

22.9. У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

22.10. У розділі «Взаємовідносини за посадою» зазначається від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями, установами.

22.11. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі. З посадовою інструкцією під підпис ознайомлюється також особа, яка буде виконувати обов’язки на час відсутності посадової особи.

22.12. Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у спеціалістів з кадрової роботи (для керівників виконавчих органів та працівників апарату міської ради), у самостійних відділах в кадровій службі або у відповідальної особи, а копії - в структурних підрозділах міської ради.

23. Надання адміністративних послуг міською радою та її виконавчими органами

23.1. Адміністративні послуги, перелік яких визначено рішенням Дружківської міської ради від 27.11.2013 №6/39-7 (зі змінами) надаються міською радою та її виконавчими органамичерез Центр надання адміністративних послуг м. Дружківка (далі Центр).

23.2. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання таких адміністративних послуг (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.

23.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центрі особисто, а в передбачених законом випадках:через уповноваженого представника; надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення). Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги в Центрі надання адміністративних послуг м. Дружківка звертається до адміністратора Центру. 23.4. Адміністративні послуги, перелік яких не визначено рішенням Дружківської міської ради надаються міською радою та її виконавчими органами безпосередньо

24. Нагордження почесними відзнаками міської ради та її виконкому

24.1. Нагородження відзнаками міської ради та її виконкому здійснюється відповідно до Положення про відзнаки.

24.2. Відзнаками Дружківської міської ради та її виконкому є «Почесний громадянин міста », «За заслуги », Почесна грамота і Лист подяки.

24.3. Відзнаки міської ради та її виконкому (далі – Відзнаки) засновані для відзначення та заохочення громадян за сумлінну працю, високу професійну майстерність та активну громадську і благодійну діяльність.

24.4. Вручення Відзнаки приурочується до загальнодержавних та професійних свят, ювілейних дат, з нагоди днів народжень.

24.5. Вручення Відзнак здійснюється міським головою або уповноваженими ним особами в урочистій обстановці.

24.6. Рішення про нагородження Відзнакою приймається на засіданні виконавчого комітету, сесії міської ради.

24.7. Відзнаками нагороджуються органи самоорганізації населення, трудові колективи, військові підрозділи, окремі громадяни за трудові досягнення, активну громадську та благодійну діяльність.

24.8. Відзнак удостоюються за значний особистий внесок у здійснення програми економічного і соціального розвитку, підвищення ефективності виробництва, високий професіоналізм, збереження національної історико-культурної спадщини, зміцнення обороноздатності, законності та правопорядку, активну участь у вихованні підростаючого покоління, захист державних інтересів, значний особистий внесок в економічну, науково-технічну, соціально-культурну, громадську й інші сфери діяльності та заслуги перед мешканцями міста у сприянні становленню міста, багаторічну сумлінну працю, активну громадську і благодійну діяльність тощо.

24.9. Нагородження відзнакою «Почесний громадянин міста», «За заслуги», Почесною грамотою та Листом подяки проводиться за письмовим поданням секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів ради, керівників підприємств, установ, організацій, командування військових частин, політичних партій та громадських організацій з зазначенням конкретних трудових заслуг колективу чи окремої особи.

24.10. Нагороджені Почесною грамотою та Листом подяки можуть бути удостоєні цих відзнак повторно за нові заслуги не раніше ніж за один рік.

24.11. Проекти рішень виконавчого комітету, міської ради про нагородження готуються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради.

24.12. Про вручення відзнак робиться запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.

24.13. Облік і реєстрацію осіб, підприємств, установ та організацій, яких було нагороджено відзнаками Дружківської міської ради та її виконкому здійснюється відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради.

24.14. До подання додаються характеристики за підписом першого керівника підприємства, організації, установи, виконавчих органів ради, командування військових частин, політичних партій та громадських організацій, копія паспорту (1 стор.) завірена в установленому порядку, згода на збір і обробку персональних даних. Матеріали про заохочення подаються на ім`я міського голови ( як правило) за 30 днів до пам’ятної дати, ювілею або професійного свята.

24.15. Комісія з питань нагородження при виконкомі Дружківської міської ради за дорученням міського голови: - розглядає подання керівників підприємств, організацій, установ, виконавчих органів ради, командування військових частин, політичних партій та громадських організацій на нагородження відзнаками ; - готує проекти рішень щодо нагородження відзнаками для подальшого розгляду на засіданнях виконкому («За заслуги», Почесна грамота, Лист подяки) та сесіях міської ради («Почесний громадянин міста», Почесна грамота , Лист подяки), враховуючи протоколи засідань комісії ; - порушує клопотання до вищих органів державної влади щодо нагородження державними, обласними нагородами та почесними званнями.

24.16. Державні нагороди України є вищою формою відзначення громадян за видатні заслуги у розвитку економіки, науки, культури, соціальної сфери, захисті Вітчизни, охороні конституційних прав і свобод людини, державному будівництві та громадській діяльності, за інші заслуги перед Україною. Державні нагороди встановлюються виключно законами України. Законодавство про державні нагороди складається з Конституції України, Закону «Про державні нагороди України» та указів Президента України, що видаються відповідно до нього.

24.17. Матеріали щодо нагородження державними нагородами, нагородами Кабінету Міністрів України, іншими нагородами центральних органів виконавчої влади готуються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому Дружківської міської ради на підставі подань керівників підприємств, організацій, установ, виконавчих органів ради, командування військових частин, політичних партій та громадських організацій і надсилаються в управління кадрового забезпечення та з питань нагород облдержадміністрації за три місяці до пам’ятної дати, ювілею, або професійного свята.

24.18. Матеріали про заохочення відзнаками облдержадміністрації та обласної ради до пам’ятної дати, ювілею, або професійного свята подаються за 45 днів до пам’ятної дати, ювілею, або професійного свята на ім’я міського голови.

25. Порядок оформлення відряджень та надання відпусток.

25.1. Направлення у відрядження здійснює міський голова згідно з розпорядженням та керівники структурних підрозділів міської ради, що є розпорядниками коштів міського бюджету, своїми наказами, а керівників виконавчих органів міської ради за погодженням заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради. У проекті розпорядження міського голови чи наказі керівника структурного підрозділу міської ради зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається службовець, термін і цілі відрядження.

25.2. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних, обласних органів виконавчої влади або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається спеціалісту з кадрової роботи завчасно до дати відрядження.

25.3. Після повернення з відрядження посадові особи звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.

25.4. До бухгалтерії виконавчого органу командированим спеціалістом надається звіт про використання коштів, використаних на відрядження з наданням підтверджуючих документів, а саме: проїзних квитків та документів на проживання.

25.5. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України "Про відпустки", "Про службу в органах місцевого самоврядування".

25.6. Щорічно до 20 грудня керівники виконавчих органів міської ради складають графіки щорічних основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин.

25.7. Щорічні та додаткові відпустки секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому надаються за їх заявами розпорядженням міського голови. Щорічні та додаткові відпустки керівникам виконавчих органів міської ради, надаються розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Щорічні та додаткові відпустки працівникам виконавчого комітету міської ради надаються розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, а також безпосереднім керівником відповідно до графіка відпусток.

25.8. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює спеціаліст з кадрової роботи загального відділу виконавчого комітету міської ради.

25.9. Заява про надання відпустки подається на ім’я міського голови не пізніше, як за десять днів до початку відпустки.

26. Порядок розгляду звернень громадян

26.1. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень громадян у виконкомі Дружківської міської ради (далі - Порядок) розроблено у відповідності до діючого законодавства України та направлений на забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення громадян до органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

26.2. Реєстрація, облік та контроль за розглядом письмових звернень громадян, адресованих виконкому міської ради, здійснюється загальним відділом виконкому міської ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (із змінами).

26.3. Розгляд листів громадян керівництвом повинен проводитись протягом одного робочого дня з моменту отримання його на розгляд, але не довше загального терміну опрацювання звернень, який не повинен перевищувати п’яти робочих днів.

26.4. Перед реєстрацією листи перевіряються на відповідність до вимог ст.5 Закону України «Про звернення громадян». Звернення, оформлене без дотримання вимог ст.5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто в ньому не вказані прізвище, ім’я, по-батькові або адреса, не підписане автором або відсутня дата, не викладено суть порушеного питання) повертається авторові з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні загального відділу виконкому міської ради.

26.5. Письмові звернення, передані громадянами особисто або через уповноважених осіб, чиї повноваження оформлені у встановленому законодавством порядку, також приймаються працівниками загального відділу. У разі особистого подання письмового звернення до виконкому, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп з датою надходження звернення. Зареєстровані листи в цей же день передаються на розгляд міському голові, або його заступникам, якщо звернення адресовані на їх ім'я. Письмові звернення в яких порушені питання, що належать до повноважень виконкому міської ради, передаються на розгляд керівництву виконкому, до компетенції яких належить їх вирішення згідно з розподілом обов’язків.

26.6. У разі відсутності керівника, до компетенції якого належить розгляд звернення, таке звернення розглядається іншим керівником, який виконує його функції згідно з взаємозамінністю повноважень.

26.7. Якщо у резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови визначено декілька виконавців, перший з них здійснює збір, узагальнення інформації та підготовку відповіді заявнику або інформування про результати розгляду органу вищого рівня, яким встановлено контроль за зверненням.

26.8. Відповіді Президенту України, Прем’єр-Міністру України, Голові Верховної Ради України за результатами розгляду звернень громадян готуються лише за підписом міського голови, погоджуються заступниками голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

26.9. Відповіді керівництву Донецької облдержадміністрації та письмова відповідь заявнику за результатами розгляду звернення надається за підписом міського голови або його заступників, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у звер­неннях питань. 26.10. Звернення, які, згідно з резолюціями керівництва Донецької облдержадміністрації, потребують подання інформації про результати розгляду у Секретаріат Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, центральні органи виконавчої влади, загальним відділом беруться на контроль.

26.11. Звернення, які надходять до виконкому Дружківської міської ради з Державної установи «Урядовий контактний центр» (далі «УКЦ») та в яких заявник потребує надати відповідь у телефонному режимі або через Інтернет у відповідності до рекомендацій, схвалених комісією Державної установи «УКЦ» розглядаються наступним чином: - на підставі обласної картки спеціалістами по роботі зі зверненнями громадян здійснюється реєстрація даного документу та до реєстраціно-контрольної картки вносяться необхідні дані. Звернення надається на розгляд міському голові; - міський голова надає доручення курируючому заступнику, який в свою чергу спрямовую звернення безпосередньо на того виконавця (організація, установа, підприємство, відділ) до компетенції якого належить те чи інше питання; - якщо у зверненні зазначено прохання заявника проінформувати про результати розгляду звернення в телефонному режимі виконавець опрацьовує звернення та результати розгляду звернення повідомляє заявнику у телефонному режимі. Після чого виконавець готує інформацію про результати розгляду звернення з наданням відповіді засобами телекомунікації до «УКЦ». - якщо у зареєстрованому зверненні зазначено прохання заявника надати відповідь на електронну адресу, виконавець надсилає відповідь на вказану заявником електронну адресу. Якщо виконавець є структурною одиницею виконкому міської ради, вищевказану інформацію він готує на чорно-білому бланку виконкому за підписом курируючого заступника та скановану копію направляє в електронному режимі до УКЦ (Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.) в визначений законодавством термін. Справа з інформацією на бланку повертається до загального відділу, виконавець залишає в себе копію справи та другий екземпляр інформації. Якщо виконавець не є структурною одиницею виконкому міської ради, він готує інформацію про результати розгляду звернення з наданням відповіді засобами телекомунікації на курируючого заступника на офіційному бланку (підприємства, організації, установи). Курируючий заступник в свою чергу надає доручення підпорядкованому йому органу надати інформацію до УКЦ на чорно-білому бланку виконкому на підставі інформації виконавця. Розгляд звернення проводиться в тому ж порядку, що розгляд звернень з наданням відповіді заявнику за допомогою поштового зв’язку. Сканована копія відповіді заявнику направляється до УКЦ.

26.12. Письмові звернення, де порушені питання, вирішення яких не входить до повноважень виконкому міської ради, пересилаються згідно зі ст.7 Закону України «Про звернення громадян» для розгляду за належністю органу, до компетенції якого входить вирішення питання по суті в термін не більше 5-ти робочих днів з дня надходження до виконкому міської ради, про що повідомляється громадянину, який звернувся.

26.13. Рішення про направлення звернення за належністю приймає міський голова.

26.14. Рішення про припинення розгляду звернення згідно із ст. 8 Закону України “Про звернення громадян” приймає міський голова за пропозицією заступників міського голови, керуючого справами виконкому на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. 26.15. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику відповідно до вимог чинного законодавства України несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернення. Керівники, що порушили вимоги чинного законодавства під час розгляду звернень громадян і винні у тяганині, несуть відповідальність згідно з діючим законодавством.

26.16. Загальний відділ аналізує в рамках своєї компетенції відповіді на звернення, підготовлені виконавцями та у разі необхідності інформує про порушення вимог законодавства про звернення, які виявлено під час розгляду, керуючого справами виконкому. Неправильно та неякісно підготовлені відповіді направляються на доопрацювання.

26.17. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень, встановлених Законом України “Про звернення громадян”, взятих на контроль, здійснює загальний відділ міської ради.

26.18. Звернення, які розглядаються міським головою особисто: - письмові звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»; - звернення громадян, які надійшли з органів вищого рівня. - звернення громадян (в т.ч. колективні), в яких оскаржуються дії чи рішення органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, або в яких повідомляється про незаконні корупційні дії чи бездіяльність та невиконання службових обов’язків, з цих причин, державними службовцями цих органів. Такі звернення, за дорученням голови, розглядаються комісійне відповідними управліннями, відділами і службами міської ради з виїздом на місце за участю заявника. - повторні звернення, які надійшли до виконкому міської ради від одного і того ж громадянина, або групи громадян – тобто, повторне колективне звернення з одного і того ж питання, якщо воно вирішено по суті під час розгляду попереднього звернення або не вирішено і вимагає особистого втручання міського голови за поданням комісії з питань розгляду звернень громадян щодо визначення доцільності припинення листування на підставі п.п.2.3 ст.8 Закону України «Про звернення громадян».

26.19. Терміни розгляду звернень громадян встановлюються на підставі ст. 20 Закону України «Про звернення громадян»: - невідкладно або не більше 15 днів, якщо вирішення питань не потребують додаткового вивчення; - в інших випадках – не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження. Термін розгляду звернень продовжується до 45 днів з моменту надходження до виконкому міської ради на підставі обґрунтованого подання виконавця з повідомленням про це заявника. Звернення у виконкомі Дружківської міської ради вважаються вирішеними, якщо порушені в них питання розглянуті, по ним вжиті всі можливі заходи і заявникам надані вичерпні відповіді. 26.20. Усні звернення громадян, отримані на особистому прийомі, під час проведення «Гарячих ліній» з використанням телефонного зв’язку, особистих «виїзних прийомів», реєструються і розглядаються у тому ж порядку, що і письмові.

26.21. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України “Про звернення громадян” та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

26.22. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається у загальному відділі виконкому міської ради у картотеці справ за алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Термін зберігання документів з пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи з пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

27. Порядок розгляду запитів на публічну інформацію

27.1. Порядок складання, поданнята розгляду запитів на публічну інформацію до виконкому Дружківської міської ради поширюється на всі запити на публічну інформацію, що отримані відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Запит на інформацію – це прохання особи до виконкому Дружківської міської ради надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запити можуть подаватись в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача, незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.

27.2. Загальний відділ виконкому Дружківської міської ради (далі загальний відділ) відповідає за реєстрацію, опрацювання, систематизацію, аналіз та надання консультацій під час оформлення запиту.

27.3. Запит на інформацію подається шляхом заповнення форми письмового запиту на публічну інформацію, затвердженої цим розпорядженням, або в довільній формі та має містити: ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, відносно якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

27.4. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити працівник виконкому Дружківської міської ради, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

27.5. Всі запити на інформацію, що надходять до виконкому Дружківської міської ради, незалежно від форми, приймаються централізовано загальним відділом та реєструються в електронній системі обліку запитів на публічну інформацію виконкому Дружківської міської ради (далі – система обліку).

27.6. Створення та супроводження програмного, технічного і технологічного забезпечення системи обліку, збереження та захист даних, що містяться в ній, здійснюються відділом з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю.

27.7. Усі документи після реєстрації негайно передаються на розгляд міському голові, який розглядає їх та визначає структурний підрозділ виконавчих органів місцевого самоврядування Дружківської міської ради, у володінні якого знаходиться запитувана інформація.

27.8. Відповідь на запит надається виконавчими органами місцевого самоврядування Дружківської міської ради, у володінні якого знаходиться запитувана інформація у відповідності до вимог Інструкції з діловодства. Відповідь на запит на публічну інформацію надається запитувачу у тій самій формі, в якій оформлено запит, якщо запитувач не просить надати її в іншій формі.

27.9. У разі надходження письмової кореспонденції, яка одночасно містить ознаки запиту на інформацію та звернення громадянина, така кореспонденція розглядається згідно з порядком, встановленим Законом України «Про звернення громадян» в частині, що не суперечить вимогам Закону України «Про доступ до публічної інформації».

27.10. Інформація на запит надається безкоштовно. У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат на копіювання та друк встановлюється в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

27.11. Відповідь на запит на публічну інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувач інформується в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Термін розгляду запиту на публічну інформацію продовжується міським головою, з обов’язковим повідомленням запитувача.

27.12. Виконком Дружківської міської ради має право відмовити у задоволенні запиту в разі, якщо: - не володіє і не зобов'язаний відповідно до компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, відносно якої зроблено запит; - інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону; - особа, яка подала запит на публічну інформацію, не оплатила встановлені фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком; - не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону. Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі і має містити: прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дату відмови; мотивовану підставу відмови; порядок оскарження відмови; підпис.

27.13. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

27.14. У разі, якщо виконком Дружківської міської ради не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо, хто володіє такою інформацією, цей запит протягом двох днів направляється належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

28. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян

 28.1.Попередній запис громадян на особистий прийом до міського голови здійснюється:

28.1.1. працівниками загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки, протягом робочих днів місяця, крім вихідних та святкових днів з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00.

28.1.2. згідно з документами, що посвідчують особу громадянина, та відповідною письмовою заявою з зазначенням питань, які він бажає порушити.

28.1.3. після розгляду заступниками міського голови питань, порушених у попередніх зверненнях та прийняття рішень по суті.

28.2. У разі, якщо громадянин наполягає бути прийнятим особисто міським головою, без дотримання вимог п.3.1 цього Порядку, йому пропонується викласти свої аргументи та суть питання письмово. Вказане звернення за дорученням міського голови надається одному з його заступників, до напрямків діяльності якого належить розгляд порушених у зверненні питань, для пропозицій щодо доцільності особистого втручання міського голови у подальше їх вирішення. При цьому:

28.2.1. остаточне рішення щодо запрошення такого громадянина на свій особистий прийом або обґрунтовану відмову в ньому, приймає міський голова після ознайомлення з вищезазначеними пропозиціями.

28.2.2. про прийняте рішення у визначений законодавством термін громадянину повідомляється письмово заступником міського голови, який готував пропозиції стосовно доцільності особистого втручання міського голови у подальше вирішення порушених у зверненні питань.

28.3. Громадян та запрошених згідно з погодженими списками повідомляють про день і час прийому міським головою за телефоном працівники загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки.

28.4. Особисті прийоми громадян міського голови відвідують лише ті особи, які були попередньо записані. Присутність сторонніх осіб забороняється.

28.5. Організацію проведення особистих прийомів міського голови, оформлення карток обліку, оформлення доручень за результатами прийомів, контроль за їх виконанням забезпечують спеціалісти загального відділу виконкому міської ради.

28.6. Після розмови і ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде особистий прийом або прийом за місцем проживання та роботи громадян, може приймати по зверненнях наступні рішення: - про задоволення звернення. - про передачу звернення для розгляду у відповідні органи (відділи, управління міської ради, окремі підприємства, організації та установи незалежно від форм власності); - про відмову у вирішенні питання; - надання роз’яснення по суті питання заявника згідно з чинним законодавством.

28.7. У разі, коли вирішення порушеного на особистому прийомі питання неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

28.7.1. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень. 28.7.2. Про результати розгляду звернення громадянин повідомляється письмово або усно ( за його бажанням).

28.8. Проекти відповідей готують виконавці згідно з резолюціями керівництва виконкому та надають їх міському голові не пізніше чим за 2 дні до настання терміну виконання.

28.8.1. Якщо виконавців, згідно з резолюцією декілька, збір інформації і узагальнення відповіді громадянину здійснює перший виконавець. При цьому виконавці надають проекти обґрунтованих відповідей першому виконавцю на пізніше, ніж за 4 дні до настання терміну виконання, визначеному керівництвом виконкому міської ради.

28.9. Регламент особистого прийому міського голови обмежено двома годинами (не більше ніж 15 хвилин на спілкування з кожним громадянином, про що їм до початку прийому усно повідомляється працівниками загального відділу, на яких покладені відповідні обов’язки).

28.10. У разі, якщо особистий прийом громадян міським головою не може відбутися через поважні причини, він може бути або перенесений на інший день та час, або проведений секретарем міської ради, на якого покладено виконання обов’язків міського голови.

28.11.Порядок організації проведення особистих прийомів громадян заступниками міського голови:

28.11.1. Особисті прийоми громадян заступниками міського голови здійснюються згідно з затвердженим графіком, без попереднього запису. У разі відсутності відповідальної посадової особи з поважних причин (хвороба, відпустка), її замінює посадова особа, затверджена графіком взаємозамінності.

28.12. Запис на особисті прийоми до заступників міського голови здійснюється у день їх прийому на картках обліку, згідно з документами, що посвідчують особу громадянина, працівниками загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки.

28.13. Організацію проведення особистих прийомів заступників міського голови, оформлення доручень на картках обліку за результатами прийомів забезпечують працівники загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки. 28.14. Контроль за станом виконання доручень заступників міського голови, наданих під час їх особистих прийомів, здійснюють працівники загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки.

28.15. Порядок організації проведення відкритих прийомів громадян заступниками міського голови

28.15.1.Відкриті прийоми громадян заступниками міського голови за участю керівників соціальних служб і комунальних підприємств міста здійснюються згідно із затвердженим графіком, за попереднім записом або без нього.

28.16. Запис на відкриті прийоми здійснюється працівниками загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки, не пізніше, ніж за три робочі дні до дня прийому на картках обліку, згідно з документами, що посвідчують особу громадянина.

28.17. Громадяни, які звернулись в дні проведення відкритих прийомів без попереднього запису, приймаються на загальних підставах згідно з порядком організації особистих прийомів. 28.18. Організацію проведення відкритих прийомів, оформлення доручень на картках обліку за результатами прийомів та контроль за станом виконання доручень, наданих під час їх відкритих прийомів, забезпечують працівники загального відділу виконкому, на яких покладені відповідні обов’язки.

28.19. Порядок організації проведення виїзних прийомів громадян міським головою та його заступниками

28.19.1. Виїзні прийоми громадян здійснюються міським головою та його заступниками за місцем мешкання громадян згідно із затвердженим графіком.

28.20. Організацію проведення виїзних прийомів громадян, інформування населення про їх проведення, створення відповідних умов, здійснюють працівники загального відділу виконкому, на яких покладені відповідні обов’язки. За необхідністю залучаються до підготовки голови територіальних Комітетів мікрорайонів міста.

28.21. За погодженням з міським головою або його заступниками, працівники загального відділу виконкому визначають дати проведення виїзних прийомів, здійснюють контроль за підготовкою до їх проведення та оформлюють картки обліку виїзних прийомів громадян.

28.22. Контроль за станом виконання доручень міського голови та його заступників, наданих під час їх виїзних прийомів, здійснюють працівники загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки.

28.23. Порядок організації проведення телефонного зв’язку з населенням «Гаряча лінія» міським головою та його заступниками

28.23.1. Прямий телефонний зв'язок з населенням «Гаряча лінія» проводиться безпосередньо міським головою та його заступниками згідно з затвердженим графіком. У разі відсутності відповідальної посадової особи з поважних причин (хвороба, відпустка), її замінює посадова особа, затверджена графіком взаємозамінності.

28.24. Звернення громадян, що надходять на «Гарячу лінію» до міського голови та його заступників, оформлюються у день їх надходження на картках обліку у відповідності до відомостей, які громадяни повідомляють про себе, з обов’язковим зазначенням їх номерів телефонів.

28.25. Організацію проведення телефонного зв'язку з населенням «Гаряча лінія», оформлення доручень міського голови та його заступників за результатами спілкування з громадянами, здійснюють працівники загального відділу виконкому міської ради.

28.26. Контроль за станом виконання доручень міського голови та його заступників, наданих під час їх телефонного спілкування з населенням «Гаряча лінія», здійснюють працівники загального відділу виконкому міської ради, на яких покладені відповідні обов’язки. 29. Порядок організації проведення особистих прийомів осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги

29.1 Особистий прийом осіб, які звернулись до Громадської приймальні виконкому міської ради за безоплатною первинною правовою допомогою, здійснюється завідувачем сектору з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради згідно із затвердженим графіком, без попереднього запису.

29.2. Реєстрація особистого обліку прийому осіб здійснюється у день їх прийому у журналі затвердженої форми згідно з документами, що посвідчують особу, працівниками загального відділу виконкому, на яких покладені відповідні обов’язки.

29.3. Надання правової інформації, консультацій і роз’яснень з правових питань, допомоги у складанні документів правового характеру здійснюється по можливості під час прийому. При необхідності залучаються працівники структурних підрозділів виконкому міської ради, до компетенції яких належить вирішення порушених питань.

29.4. Якщо під час розгляду усного звернення про надання безоплатної первинної правової допомоги встановлено, що особа потребує надання безоплатної вторинної правової допомоги, особі або її законному представникові роз'яснюється порядок подання звернення про надання безоплатної вторинної правової допомоги.

30.Організація роботи робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою.

30.1. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок, та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

30.2. Порядок роботи та інші питання функціонування робочих органів можуть визначатися положеннями про них.

30.3. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються міський голова, заступники міського голови, представники виконавчих органів ради, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів господарювання, громадських організацій, науковці та інші фахівці - за їх згодою. Персональний склад робочих органів погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови, секретарем ради, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, відповідальним за питання, з якого утворюється робочий орган, та подається на розгляд виконкому або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

30.4. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього. 30.5. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

30.6. Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем. З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

30.7. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів. Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови або секретар робочого органу.

30.8. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови. У разі , коли за результатами розгляду членами робочого органу консенсусу не досягнуто, робочий орган або голова робочого органу виконкому може прийняти рішення внесення цього питання з розбіжностями на розгляд виконавчого комітету.

30.9. Організаційне забезпечення роботи робочих органів та контроль за виконанням прийнятих ними рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворений робочий орган.

31. Проведення нарад, семінарів та інших заходів

31.1. Наради міського голови проводяться: - апаратні наради з керівниками відділів виконкому, самостійних структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств і служб – щопонеділка о 08.00 год.; - апаратні наради з керівництвом: прокуратури, суду, відділу МВС, управління юстиції, ДПІ, сектору ГУ ДСНС, міськвійськкомату – щопонеділка о 09.30 год. На апаратні наради виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за ведення протоколу та виконанням доручень здійснює загальний відділ виконкому міської ради.

31.2. На виробничі наради запрошуються відповідальні працівники виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, міських організацій та установ. Список запрошених осіб визначає міський голова. При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи. На виробничі наради виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за виконанням доручень здійснює відповідальний працівник або секретар комісії.

31.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

31.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу.

31.5. Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, заступнику міського голови чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків)

31.6. Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється загальний відділ виконкому міської ради не пізніше, як за три дні до проведення наради.

32. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями

32.1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України. Інтереси виконавчих органів міської ради у взаємовідносинах з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад тощо.

32.2. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим регламентом.

32.3. Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів державної виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

32.4. Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень відділи, управління виконкому та міської ради два рази на рік до 25 червня та 25 грудня надають до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю інформацію про здійснення делегованих повноважень за встановленою формою. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю в установлені терміни готує та надсилає до обласної державної адміністрації узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради по кожній статті Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» за встановленою формою.

32.5. Відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, будуються на засадах їх підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності органам місцевого самоврядування.

32.6. Відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що не перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, будуються на договірній і податковій основі та на засадах підконтрольності у межах повноважень, наданих органам місцевого самоврядування законом. З питань, віднесених до відання органів місцевого самоврядування, на їх вимогу підприємства, установи та організації, що не перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, надають відповідну інформацію. Органи місцевого самоврядування можуть виступати з ініціативою щодо перевірок, а також організовувати проведення перевірок на підприємствах, в установах та організаціях, що не перебувають у комунальній власності, з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади.

32.7. Орган місцевого самоврядування може бути позивачем та відповідачем у судах загальної юрисдикції, зокрема, звертатися до суду, якщо це необхідно для реалізації його повноважень і забезпечення виконання функцій місцевого самоврядування. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями.

33. Формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

33.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради встановлені індивідуальними інструкціями з діловодства, розробленими на підставі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» і погоджені експертно-перевірною комісією Державного архіву Донецької області. Положення індивідуальної інструкції з діловодства поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК).

33.2. Загальні правила тимчасового зберігання документів управлінської діяльності і документів з особового складу встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.20015 №1000/5.

33.3. Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається індивідуальною номенклатурою справ управлінь і відділів систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5. Номенклатура справ погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Донецької області.

33.4. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ у процесі діловодства, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання. Зведена індивідуальна номенклатура справ управління, відділу складається, як правило, з номенклатури справ структурних підрозділів (за їх наявності). Методичне керівництво процесу діловодства та архівації покладається на міський архів. Контроль за формуванням справ здійснюють особи, відповідальні за стан діловодства та роботу архівного підрозділу у виконавчих органах міської ради.

33.5. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за стан діловодства і збереження документів, які закінчені у діловодстві. При зміні керівників виконавчих органів документи від одного керівника до іншого передаються за актом приймання-передавання.

33.6. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу відділу, управління зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

33.7. На підставі номенклатури справ та переліків експертна комісія, яка створюється в кожному виконавчому органі міської ради, проводить експертизу цінності документів. Щорічно, по закінченню діловодного року, до 1 листопада, кожний виконавчий орган міської ради складає описи справ постійного зберігання та з особового складу, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Описи і акт через два роки після закінчення документів у діловодстві подаються на затвердження експертно-перевірній комісії Державного архіву Донецької області.

33.8. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними, контрольно-обліковими картками на документи передаються відповідальному за роботу з архівними документами через два роки після завершення їх у діловодстві. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, відповідальний за роботу з архівними документами оформляє видачу справ у тимчасове користування.

33.9. Виконавчі органи міської ради згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», здійснюють тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

33.10. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у відділі, управлінні - 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до міського архіву за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

34. Порядок ведення договірної роботи

34.1.Організація ведення договірної роботи у виконкомі та виконавчих органах міської ради (далі – виконавчі органи) здійснюється згідно затверджених Положень/ Порядків ведення договірної роботи.

34.2. Залежно від специфіки та предмету договору, сторін, що його укладають, супровід договорів здійснюється відповідними структурними підрозділами виконкому та виконавчими органами ради згідно з їх функціональною спрямованістю (далі – структурний підрозділ, що супроводжує договір).

34.3. За тими ж критеріями всі, договори поділяються на: договори, однією із сторін в яких є міська рада, в особі міського голови (або особи, визначеної міським головою); договори, однією із сторін в яких є міська рада, в особі керівника відповідного самостійного виконавчого органу; договори, однією із сторін в яких є відповідний самостійний виконавчий орган.

34.4. Від імені міської ради та її виконкому договори заключає міський голова або визначена ним особа.

34.5. Виконавчі органи міської ради, які мають статус юридичної особи, заключають договори від свого імені за погодженням з заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

34.6.Реєстрація, облік та зберігання укладених договорів здійснюється структурним підрозділом, що супроводжує договір. 34.7.Відповідальність за ведення договірної роботи та виконання умов договору покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір. Відповідальність за визначення та реалізацію фінансово-економічної політики з питань договірної діяльності, зокрема, за правильність визначення форм оплати, включення відповідних складових до цін на договірні роботи (послуги), своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на особу, що веде бухгалтерську справу виконавчого органу. Відповідальність за відповідність умов договору вимогам чинного законодавства, покладається у виконкомі міської ради – на сектор з юридичних питань виконкому, у інших виконавчих органах ради – на відповідальну особу та юрисконсульта (у разі наявності).

34.8. Відповідальність за дотримання умов договорів та процедури їх укладання вимогам законодавства з питань державних закупівель покладається на комітети з конкурсних торгів виконкому та інших виконавчих органів міської ради.

35. Інформаційне - технічне забезпечення.

35.1. Інформаційно-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій та використання комп’ютерного обладнання на робочих місцях посадових осіб.

35.2. Планування придбання комп'ютерного обладнання здійснюється на підставі заявок, поданих керівниками виконавчих органів міської ради відповідно до коштів, передбачених у бюджеті міста на наступний рік. Заявки мають бути затвердженими керуючим справами виконкому. Планування придбання комп'ютерного обладнання для виконавчих органів міської ради, що перебувають на самостійному фінансуванні, здійснюється керівниками цих органів. У виконавчих органах міської ради, які не перебувають на самостійному фінансуванні вдосконалення інформаційно-технічного обслуговування, впровадження новітніх інформаційних технологій, технічна підтримка з питань користування комп'ютерною технікою, технічна оцінка комп'ютерної техніки, технічна підтримка з питань користування електронною поштою та встановлених програм покладається на посадових осіб відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради. Відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради відповідає за технічну підтримку та функціонування офіційного веб-сайту міської ради.

35.3 Посадові особи виконавчих органів міської ради, за якими закріплено комп'ютери, зобов'язані надавати доступ до них працівникам відділу з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради для встановлення (переустановлення) комп'ютерних програм або проведення їх технічного обслуговування. 35.4. Інвентаризація комп'ютерних програм може проводитися комісією, яка створюється розпорядженням міського голови.

35.5. Для забезпечення оперативного обміну інформацією між виконавчими органами міської ради та забезпечення доступу до комп'ютерних баз даних, створюється комп'ютерна мережа виконкому – об’єднання локальних мереж виконавчих органів міської ради в єдину загальноміську мережу.

35.6. З метою покращення діяльності виконавчих органів міської ради та оперативного надання ними адміністративних послуг формуються бази даних (накопичення відомостей про виконання відповідних функціональних обов’язків). Посадові особи виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за збереження та експлуатацію комп’ютерної техніки та відповідальність за: - збереження та наповнення відповідних баз даних; - достовірність інформації, занесеної до комп’ютерної бази даних; - систематичність і безперервність внесення змін та доповнень до комп’ютерних баз даних.

35.7. Посадові особи виконавчих органів міської ради, що використовують у своїй діяльності комп'ютерні програми, зобов'язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп'ютерних програм та виконувати умови їх використання. При цьому зазначені працівники не мають права: - встановлювати комп'ютерні програми та використовувати їх без дозволу працівника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньо політичних питань та контролю виконкому міської ради; - відтворювати і розповсюджувати комп'ютерні програми, що використовуються для виконання службових обов’язків, та надавати доступ до них третім особам без дозволу особи, що має виключне право видавати дозвіл на використання комп'ютерних програм;

35.8. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанов Кабінету Міністрів України від 04.01.2002 №3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» зі змінами та від 29.08.2002 №1302 «Про заходи щодо подальшого забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади» зі змінами, діє офіційний веб-сайт Дружківської міської ради. Виконавчі органи міської ради забезпечують висвітлення своєї діяльності на офіційному веб-сайті Дружківської міської ради відповідно до Порядку інформаційного наповнення офіційного сайту Дружківської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови від 16.05.2011 № 110.

35.9.Обмін інформацією здійснюється через електронну пошту або (комп’ютерну) мережу виконкому. Порядок використання електронної пошти та обміну інформаційними потоками затверджується керуючим справами виконкому.

35.10. Для оперативного висвітлення роботи виконавчих органів міської ради та подачі інформаційних матеріалів для розміщення на офіційному веб-сайті міської ради начальники управлінь, відділів та служб подають до відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому інформацію, новини, оголошення, плани та анонси про проведення заходів (зборів, нарад, конференцій, семінарів, зустрічей і т.ін.) у паперовому та електронному вигляді в такі строки: - заплановані на наступний тиждень – щочетверга до 17.00 години; - позапланових - за 1-2 дні до проведення заходу. - інформація про проведені заходи – протягом наступного робочого дня. 36. Правила внутрішнього розпорядку виконавчих органів міської ради. Правила внутрішнього розпорядку виконавчих органів міської ради (надалі - Правила) визначають тривалість робочого часу, режим роботи працівників, а також вимоги щодо його дотримання. Правила мають загальний характер, є обов'язковими для виконання працівниками виконавчих органів міської ради, відвідувачами адміністративного будинку міської ради під час перебування в ньому. 36.1. Робочий час та його використання

36.1.1. Тривалість робочого часу працівників складає 40 годин на тиждень, у т.ч.: - понеділок, вівторок, середа, четвер - з 08.00 год. до 17.00 год.; - п'ятниця - з 08 год. до 16.00 год.; - перерва – з 12.12 год. до 13.00 год; - вихідні дні - субота і неділя. Вихід на роботу фіксується табелі обліку робочого часу, який ведеться у кожному виконавчому органі міської ради.

36.2. Залучення окремих працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні можливо лише у виняткових випадках для виконання невідкладної і непередбаченої роботи за розпорядчим документом відповідного керівника. Компенсація за роботу в такі дні здійснюється відповідно до чинного законодавства.

36.3. Працівники зобов’язані:

36.3.1. раціонально використовувати робочий час з метою виконання покладених на них службових обов’язків, своєчасного і точного виконання рішень органів місцевого самоврядування чи посадових осіб, розпоряджень, наказів і доручень своїх керівників;

36.3.2. зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, яка стала їм відома під час виконання обов’язків посадової особи місцевого самоврядування, а також іншу інформацію, яка відповідно до чинного законодавства не підлягає розголошенню;

36.3.3. економно використовувати витратні матеріали та фінансові ресурси, пов’язані з утриманням і експлуатацією приміщень та обладнання;

36.3.4. залишаючи приміщення, вимикати світло, обладнання, зачиняти вікна, кватирки, вмикати охоронну сигналізацію (якщо така існує). 36.3.5. вживати заходів щодо запобігання корупції в межах своїх повноважень.

36.4. Працівникам забороняється:

36.4.1. брати участь у діях, що суперечать національним інтересам України, ускладнюють функціонування органу місцевого самоврядування;

36.4.2. вчиняти дії, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища, з корисливою метою, а також дії, які відповідно до чинного законодавства вважаються корупційними;

36.4.3. виявляти всупереч інтересам справи упередженість або прихильність до будь-якого підприємства, установи, організації, органу об’єднання громадян або конкретної особи.

36.5. Роботодавець зобов’язаний:

36.5.1. правильно організовувати робочий час та його облік;

36.5.2. покращувати умови праці, забезпечувати належне технічне обладнання робочих місць;

36.5.3.забезпечити належне утримання приміщень, опалення, освітлення, вентиляції.

36.6. Використання приміщень.

36.6.1. Вхід у приміщення адміністративної будівлі міської ради здійснюється за пред’явленням службових посвідчень або документів, що посвідчують особу у такому порядку:

36.6.2. з 07.30 год. Для працівників виконавчих органів міської ради, органів виконавчої влади;

36.6.3. з 08.00 год. Для інших відвідувачів адміністративної будівлі міської ради, що прибули до неї з питань, що відносяться до компетенції та стосується діяльності міської ради та її виконавчих органів.

36.7. Вхід відвідувачів з великогабаритними речами – обмежений.

36.8. Вхід відвідувачів у приміщення адміністративної будівлі припиняється за 10 хвилин до початку перерви та за 15 хвилин до закінчення робочого дня. Працівники виконавчих органів міської ради, за винятком міського голови, секретаря ради, його заступників, керуючого справами та керівників відділів і управлінь міської ради, повинні завершити роботу та залишити приміщення до 18.00 год. з дотриманням вимог цих Правил.

36.9. У разі необхідності організувати роботу у вихідні та святкові дні, а також у позаробочий час після 18.00 год., керівники відділів і управлінь міської ради надають черговому працівнику службовий лист зі список працівників, яким необхідно працювати, завірений керуючим справами виконкому, а у разі його відсутності начальником загального відділу виконкому міської ради. Список залишається у відповідальних чергових працівників.

36.10. Технічний персонал допускається у приміщення перед початком робочого дня з 07.00 год. і після закінчення робочого дня до 19.00 год.

36.11. Службові приміщення використовуються за функціональним призначенням. Відповідальність за використання приміщень покладається на керівників підрозділів відповідно до розпорядження міського голови.

36.12. Чергові працівники ведуть журнал обліку осіб, що перебувають у будинку після 18.00 год. та вихідні дні.

36.13. Для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань життєдіяльності міста цілодобово працює служба «1505». У святкові дні, а також в особливих випадках, за розпорядженням міського голови з цією метою призначаються відповідальні чергові з числа: заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників структурних підрозділів міської ради. 36.14. Відповідальний черговий в день чергування зобов’язаний:

36.14.1 о 08.00 годині ранку з черговим служби „1505” визначити порядок оперативного вирішення питань, які можуть виникнути під час чергування, систематично підтримувати зв’язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства;

36.14.2. у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомити міського голову, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних об

ов’язків та в подальшому діяти за погодженими з ними заходами;

36.14.3. координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;

36.14.4. контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації;

36.14.5. у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації з виїздом на місце визначити ступінь наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків та інформувати заступників міського голови про хід її усунення. 36.15. На час чергування відповідальний черговий може забезпечуватися автомобілем.

36.16. Начальники управлінь, відділів та служб, повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами відповідно до розподілу обов’язків.

36.17. Сесійна зала, зала засідань виконкому використовуються для службових потреб з дозволу керуючого справами виконкому. Видачу та прийом ключів від цих приміщень здійснює начальник загального відділу з дозволу керуючого справами виконкому. Особам, яким видано ключі від перелічених вище приміщень, відповідають за їх технічний і матеріальний стан на період користування. Підтримку технічними засобами нарад, зборів, конференцій, що проводяться структурними підрозділами міської ради здійснює відділ з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради.

36.18. Винесення матеріальних цінностей дозволяється за службовими листами, підписаними керівником структурного підрозділу, завіреною керуючим справами виконкому, а у разі його відсутності начальником загального відділу виконкому міської ради. Службові листи залишаються у відповідальних чергових працівників.

36.19. Паління в адміністративній будівлі міської ради забороняється.

36.20. Організація роботи приймальні міського голови, секретаря міської ради, громадської приймальні здійснюється загальним відділом виконкому міської ради.

36.21. Чергові працівники здійснюють свої повноваження відповідно до Інструкції, затвердженої у встановленому порядку.

36.22.Контроль за виконанням Правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників та посадових осіб місцевого самоврядування Дружківської міської ради та відповідальність за їх порушення.

36.23. Контроль за виконанням Правил покладається на керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради: 36.23.1. Відповідальність за стан охорони і дотримання пропускного режиму, а також за збереження матеріальних цінностей покладається на загальний відділ виконкому міської ради.

36.23.2. Працівники виконавчих органів міської ради за невиконання, неналежне виконання Правил, притягуються до дисциплінарної і матеріальної відповідальності відповідно до чинного законодавства.

36.23.3. До відвідувачів адміністративної будівлі міської ради, які допускають порушення цих Правил, можуть бути застосовані такі заходи впливу: - зауваження; - випровадження з адміністративного будинку; - притягнення до відповідальності відповідно до чинного законодавства.

36.23.4. Правилами внутрішнього трудового розпорядку в обов’язковому порядку ознайомлюються всі працівники виконавчих органів міської ради. Правила розміщуються у доступному для ознайомлення місці. 37. Матеріально-технічне забезпечення.

37.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому міської ради проводиться загальним відділом. Виконавчі органи, що перебувають на самостійному фінансуванні матеріально-технічне забезпечення своєї діяльності вирішують згідно з власними кошторисами..

37.2. Загальний відділ здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщень адмінбудівлі міської ради, проведення їх ремонтів, придбання та ремонту меблів, виготовлення друкованої продукції.

37.3. Майно, що знаходиться в робочих кабінетах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження і раціональне використання закріпленого майна, при звільненні з роботи здають його коменданту виконкома.

37.4. Винесення майна з адмінбудівлі міської ради, перенесення його з одного кабінету в інший проводиться лише з дозволу начальника загального відділу та керуючого справами виконкому.

37.5. Транспортне обслуговування виконавчих органів міської ради здійснюється службовими автомобілями виконавчих органів міської ради. Службові автомобілі використовується для вирішення службових питань.

37.6. Замовлення на користування службовим автомобілем для поїздок у відрядження здійснюється на підставі службової записки на ім’я міського голови за погодженням керуючого справами виконкому, за одну добу до поїздки. Регламент виконавчих органів Дружківської міської ради підготовлений сектором з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю на підставі пропозицій, наданих виконавчими органами Дружківської міської ради.

 

Завідувач сектору з юридичних питань відділу з організаційної, юридичної роботи,

внутрішньо- політичних питань та контролю виконкому міської ради Троценко В.С.

Керуючий справами виконкому Курило І.В.